Przewodnik po panelu firmy

Co widzisz na ekranie

• Menu po lewej stronie — pozycje, do których nie masz uprawnień, po prostu się nie pokazują. To nie awaria, tylko tak działa panel.
• Nazwa firmy na dole menu z ikoną i strzałką — kliknięcie prowadzi do wyboru przestrzeni pracy, jeśli należysz do kilku firm lub restauracji.
• Dzwonek z liczbą przy „Powiadomienia” — liczba nieprzeczytanych wiadomości. Powyżej 99 wyświetla się „99+”.
• Na telefonie: pasek u góry z przyciskiem menu („Otwórz menu”), który wysuwa nawigację z boku.
• Pomarańczowy pasek „Tryb impersonacji supportu” — pojawia się tylko wtedy, gdy w Twoje konto zagląda wsparcie techniczne za Twoją zgodą. Wtedy widać, kto działa jako Ty, z jakiego powodu i do kiedy.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Administrator firmy Może wszystko po stronie firmy: zasilić portfel, tworzyć i przypisywać polityki budżetowe, zapraszać i usuwać pracowników (także innych administratorów), prowadzić wydarzenia od początku do końca, generować faktury zbiorcze, czytać i eksportować raporty, zmieniać ustawienia firmy i biura. Nie może robić ręcznych korekt w księdze ani zmieniać statusów zamówień — to strona restauracji i platformy.
2. 2HR Zajmuje się ludźmi: zaprasza pracowników, wysyła zaproszenia ponownie, usuwa lub zawiesza członkostwa, uzupełnia dane kadrowe (dział, centrum kosztów, biuro, grupy) i przypisuje gotowe polityki budżetowe. Widzi wydarzenia i raporty. Nie widzi portfela, księgi, faktur ani zamówień. Nie tworzy nowych polityk budżetowych — może je tylko przypisywać.
3. 3Finanse firmy Zajmuje się pieniędzmi: zasila portfel, robi korekty w księdze, czyta księgę i polityki budżetowe, generuje i czyta faktury zbiorcze, czyta i eksportuje raporty. Nie widzi listy pracowników, zamówień ani wydarzeń.
4. 4Organizator Prowadzi wydarzenia od A do Z: tworzy je, dodaje gości, wysyła zaproszenia i przypomnienia, zamyka ankietę, wybiera restaurację, generuje propozycje dań, zatwierdza i finalizuje. Może składać zamówienia, czytać budżety i raporty. Nie anuluje zamówień, nie dotyka portfela, faktur, pracowników ani ustawień. Raportów nie może eksportować — tylko oglądać.
5. 5Koordynator wydarzeń Najwęższa rola operacyjna, „człowiek od telefonu”. Czyta i aktualizuje wydarzenie, zarządza listą uczestników, wysyła przypomnienia, prowadzi dziennik koordynatora i czyta powiązane zamówienia. Nie tworzy ani nie kasuje wydarzeń, nie widzi budżetów, grup, centrów kosztów ani raportów.
6. 6Menedżer Widok szefa zespołu: może zamawiać, czytać listę osób, budżety, grupy, centra kosztów, wydarzenia i raporty. Nie zaprasza ludzi, nie anuluje zamówień, nie dotyka portfela, faktur ani ustawień. Pozycja „Pracownicy” w menu jest dla tej roli ukryta.
7. 7Tylko odczyt Widzi prawie wszystko — portfel, księgę, pracowników, budżety, centra kosztów, grupy, zamówienia, wydarzenia, faktury i raporty — ale nie może zmienić niczego. Nie widzi Biur ani Ustawień i nie może eksportować raportów.
8. 8Sprawdź, czego brakuje Jeśli nie widzisz pozycji w menu, znaczy to, że Twoja rola jej nie obejmuje. Napisz do administratora firmy, jaką czynność chcesz wykonać — on zmieni Ci rolę albo zrobi to za Ciebie.

Gdy coś nie działa

• Po zalogowaniu ląduję na stronie Bezpieczeństwo konta i nie mogę wejść do panelu.

  Twoja rola wymaga weryfikacji dwuskładnikowej, a nie jest ona jeszcze włączona. Skonfiguruj aplikację z kodami na tej stronie — po włączeniu wejdziesz do panelu normalnie.

• Trafiam na ekran wyboru przestrzeni pracy zamiast do firmy.

  System nie wie, w której firmie chcesz pracować, albo poprzedni wybór przestał być aktualny (np. członkostwo zostało zawieszone). Wybierz firmę z listy. Jeśli lista jest pusta, poproś administratora firmy o ponowne zaproszenie.

• Kliknąłem przycisk i dostałem komunikat o braku uprawnień.

  Ta czynność nie mieści się w Twojej roli. Poproś administratora firmy, żeby wykonał ją za Ciebie albo zmienił Ci rolę. Sama próba nie robi żadnej szkody — zostaje tylko ślad w rejestrze audytu.

• Zamiast strony widzę kartę „Coś poszło nie tak”.

  Kliknij „Spróbuj ponownie”. Menu i nagłówek zostają na miejscu, więc możesz też przejść w inne miejsce panelu. Jeśli błąd się powtarza, napisz na kontakt@taadaam.com i podaj adres strony.

Co widzisz na ekranie

• Powitanie „Dzień dobry, {imię}” z Twoim imieniem oraz nazwą firmy w nagłówku panelu.
• Przycisk „Zaproś pracowników” — skrót do wysłania pierwszego (albo kolejnego) zaproszenia.
• Pasek alertu o niskim saldzie: „Saldo portfela jest poniżej progu…” z przyciskiem „Zasil portfel”. Pojawia się tylko wtedy, gdy dostępne środki spadły poniżej progu ustawionego dla firmy.
• Kafelek „dostępne środki” — pieniądze, których można teraz użyć. Podpowiedź „Portfel powstanie przy pierwszym zasileniu” oznacza, że firma nie ma jeszcze portfela.
• Kafelek „zarezerwowane” — środki zablokowane pod trwające zamówienia; nie da się ich wydać drugi raz.
• Kafelek „wydatki w tym miesiącu” — rozliczone obciążenia portfela od pierwszego dnia bieżącego miesiąca.
• Kafelek „zamówienia w tym miesiącu” z dopiskiem, ile wydarzeń przypada na ten miesiąc.
• Kafelki „pracowników”, „aktywne profile”, „wybranych posiłków”, „osób bez wyboru” — stan zespołu i tego, kto już wybrał posiłek.
• Karta „Zamówienie na jutro” — dzień i godzina dostawy oraz ile osób z ilu wybrało już posiłek; przyciski „Wyślij przypomnienie” i „Podgląd zamówienia”.
• Karta „Budżet · {miesiąc}” — ile z przydzielonego budżetu zostało wykorzystane, ile zostało, wykres procentowy i przycisk „Zarządzaj budżetem”.
• Karta „Status profili” — ile profili jest uzupełnionych, ile zaproszeń czeka, ile profili wymaga dokończenia, z przyciskiem „Zobacz pracowników”.
• Tabela „Ostatnie zamówienia” z kolumnami: Data, Restauracja, Posiłki, Koszt, Status.
• Karta „Najbliższe wydarzenie” — termin, status wydarzenia i liczba zaproszonych (albo nazwa restauracji), z przyciskami „Otwórz wydarzenie” i „Wszystkie wydarzenia”.
• Karta „Pracownicy i budżety” — ilu pracowników ma budżet, ile zaproszeń czeka, ilu pracowników nie ma budżetu.
• Karta „Wydatki wg centrów kosztów” z paskiem „Wykorzystanie benefitu w tym miesiącu: {procent}%”.
• Karta „Faktury zbiorcze” — ile jest okresów rozliczeniowych i ile zamówień obejmują, z linkiem „Wszystkie faktury”.
• Kafelek „otwarte koszyki zespołów” z dopiskiem, ilu uczestników i ile zamówień z koszyków przypada na ten miesiąc.
• W firmie z rejestracji samoobsługowej baner „Okres próbny trwa do {data}” z przyciskiem „Pierwsze kroki”, a po wygaśnięciu „Okres próbny zakończył się {data}…” z przyciskiem „Aktywuj konto”.

Krok po kroku

1. 1Zacznij od góry Sprawdź, czy nie ma czerwonego alertu o niskim saldzie. Jeśli jest — kliknij „Zasil portfel”, bo przy pustym portfelu pracownicy nie złożą zamówienia.
2. 2Sprawdź portfel i wydatki Popatrz na „dostępne środki” i „zarezerwowane”. Jeśli dostępne są niskie, a zarezerwowane wysokie, to znaczy, że dużo zamówień jest w toku — pieniądze wrócą albo zostaną wydane po ich zakończeniu.
3. 3Zobacz, czy zespół ma budżety Karta „Pracownicy i budżety” pokazuje osoby bez budżetu. Jeśli ktoś jest na tej liście, przypisz mu politykę budżetową w profilu pracownika.
4. 4Wejdź głębiej Każda karta ma przycisk prowadzący do pełnego ekranu — pracowników, budżetów, wydarzeń, centrów kosztów albo faktur. Pulpit jest skrótem, nie miejscem do pracy.

Gdy coś nie działa

• Kafelek portfela pokazuje kreskę albo zero, choć wpłaciliśmy pieniądze.

  Portfel powstaje dopiero przy pierwszym zaksięgowanym zasileniu. Jeśli płatność online była przed chwilą, poczekaj — potwierdzenie od operatora przychodzi osobno i saldo zaktualizuje się samo. Sprawdź też Księgę: jeśli nie ma tam wpisu „Zasilenie”, pieniądze nie zostały jeszcze zaksięgowane.

• Nie widzę większości kafelków i kart.

  Pulpit pokazuje to, do czego masz uprawnienia. Rola „Tylko odczyt” albo menedżer zobaczą mniej niż administrator firmy. To nie jest awaria — poproś administratora firmy o szersze uprawnienia, jeśli potrzebujesz więcej.

• „Wydatki w tym miesiącu” nie zgadzają się z fakturą.

  Kafelek liczy rozliczone obciążenia portfela od początku miesiąca kalendarzowego. Faktura zbiorcza obejmuje okres rozliczeniowy wybrany w konfiguracji fakturowania i tylko zamówienia zrealizowane. To dwie różne miary — pełne wyjaśnienie znajdziesz w Księdze i na ekranie Faktur.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Wypróbuj taadaam.com przez 30 dni za darmo.” i listę korzyści (pełny panel firmy od pierwszego dnia, zamówienia dopasowane do diet i alergii, checklista pierwszych kroków, aktywacja bez utraty danych).
• Kartę „Co obejmuje okres próbny”: „30 dni pełnego dostępu do panelu firmy”, „Do 25 pracowników w zespole”, „Bez karty płatniczej i bez zobowiązań”, „Aktywacja przez zespół taadaam.com na koniec okresu” oraz notę „W okresie próbnym nie wystawiamy faktur zbiorczych — rozliczenia uruchamiamy po aktywacji konta.”.
• Formularz „Załóż konto firmy” z podpisem „Podaj dane firmy i osoby kontaktowej. Link aktywacyjny wyślemy na służbowy adres e-mail.”.
• Przycisk „Rozpocznij okres próbny” (w trakcie: „Zakładanie konta…”) i zdanie „Po wysłaniu formularza sprawdź skrzynkę — konto aktywujesz linkiem z wiadomości.”.
• Po wysłaniu komunikat „Sprawdź skrzynkę — wysłaliśmy link aktywacyjny.”.
• Na dole „Masz już konto?” i link „Zaloguj się”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Wypełnij formularz na /start Dane firmy, osoba kontaktowa, służbowy e-mail, hasło, zgody → „Rozpocznij okres próbny”.
2. 2Kliknij link z e-maila Link aktywuje konto i loguje Cię do panelu firmy jako administrator.
3. 3Przejdź „Pierwsze kroki” Checklista prowadzi przez biuro, pracowników, politykę budżetową, portfel i restauracje.
4. 4Przed końcem 30 dni skontaktuj się z taadaam.com Przypomnienia przyjdą 7 dni i 1 dzień przed końcem. Aktywacja zdejmuje limity i uruchamia faktury zbiorcze.

Gdy coś nie działa

• Formularz odrzuca mój adres e-mail.

  Użyj adresu w domenie firmy — skrzynki publiczne (gmail.com, wp.pl i podobne) nie są przyjmowane, bo domena firmy służy potem do auto-dołączania pracowników.

• Nie dostałem linku aktywacyjnego.

  Sprawdź spam. Jeśli adres był już zarejestrowany, zamiast linku przyszedł e-mail „masz już konto” — zaloguj się nim i poproś taadaam.com o założenie firmy. Po 3 próbach w 10 minut formularz odpowiada „Zbyt wiele prób” — odczekaj chwilę.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Pierwsze kroki” i zdanie „Skonfiguruj firmę krok po kroku — postęp liczymy z Twoich danych, nie z kliknięć.”.
• Kartę „Okres próbny” (tylko firmy z rejestracji samoobsługowej): „Koniec okresu próbnego” z datą i „pozostało N dni” albo „Wygasł — panel w trybie tylko do odczytu”, „Limit osób w zespole” (np. 12 / 25, „Zaproszeni i aktywni razem z właścicielem.”), „Plan konta” i notę „Faktury zbiorcze uruchamiamy po aktywacji konta.”.
• „Checklista konfiguracji” z postępem „N z 5 kroków”: „Dodaj biuro”, „Zaproś pracowników”, „Ustaw politykę budżetową”, „Zasil portfel”, „Wybierz restauracje” — każdy z opisem, przyciskiem akcji albo znacznikiem „Gotowe”. Po komplecie: „Wszystko gotowe!”.
• Sekcję „Preferowane restauracje” z listą restauracji w walucie firmy (pola wyboru) i przyciskiem „Zapisz wybór”; gdy nie ma żadnej: „Brak aktywnych restauracji w walucie firmy — wróć tu, gdy dołączą.”.
• Na Pulpicie baner „Okres próbny trwa do {data} (N dni)” z przyciskiem „Pierwsze kroki”, a po wygaśnięciu „Okres próbny zakończył się {data}. Panel działa w trybie tylko do odczytu…” z przyciskiem „Aktywuj konto”.
• Pozycję „Pierwsze kroki” w menu bocznym — zaraz pod Pulpitem.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Dodaj biuro Adres dostawy i punkt dostawy; potem okna dostaw i kod recepcji (rozdział „Biura”).
2. 2Zaproś pracowników E-mailem, plikiem CSV albo przez SSO/SCIM. W okresie próbnym maksymalnie 25 osób razem z Tobą.
3. 3Ustaw politykę budżetową Kwota, cykl i dotacja firmy; oznacz ją jako domyślną, żeby nowi pracownicy dostawali budżet.
4. 4Zasil portfel Przelewem (księguje platforma) albo online przez PayU. Bez środków zamówienia są odrzucane.
5. 5Wybierz restauracje Zaznacz preferowane i „Zapisz wybór”.

Gdy coś nie działa

• Krok „Zaproś pracowników” nie zalicza się, choć wysłałem zaproszenia.

  Krok liczy członków poza Tobą — zaproszenie wysłane wystarcza. Odśwież stronę; jeśli nadal nie, sprawdź, czy zaproszenie nie zostało odrzucone komunikatem o limicie osób.

• „Osiągnięto limit 25 osób w okresie próbnym”.

  To limit okresu próbnego (razem z właścicielem). Usuń nieaktualne zaproszenia albo poproś taadaam.com o aktywację konta — po aktywacji limitu nie ma.

• Panel jest tylko do odczytu.

  Okres próbny wygasł. Dane zostają. Napisz na kontakt@taadaam.com — po aktywacji zapisy wracają. Pracownikom możesz przekazać, że zamówienia są chwilowo wstrzymane.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Powiadomienia” i zdanie wyjaśniające: powiadomienia firmy to saldo portfela, wyniki zasileń, problemy z zamówieniami i rozbieżności płatności.
• Filtry „Wszystkie” i „Nieprzeczytane ({liczba})”.
• Przycisk „Oznacz wszystkie jako przeczytane”.
• Lista powiadomień — każde ma tytuł, treść, datę i przycisk „Oznacz jako przeczytane”.
• Link „Preferencje powiadomień” — tam wybierasz kanały (aplikacja, e-mail, SMS, komunikacja marketingowa).
• Gdy nic nie ma: „Brak powiadomień — tutaj pojawią się aktualizacje zamówień, wydarzeń i budżetu”.
• Sekcję „Powiadomienia push na tym urządzeniu” z przyciskiem „Włącz powiadomienia push na tym urządzeniu” albo „Wyłącz na tym urządzeniu” — widoczną, gdy operator platformy skonfigurował kanał push.

Krok po kroku

1. 1Przejrzyj nieprzeczytane Kliknij filtr „Nieprzeczytane”, żeby zobaczyć tylko nowe rzeczy. Licznik przy dzwonku w menu pokazuje dokładnie tę liczbę.
2. 2Zareaguj na treść Powiadomienie o niskim saldzie prowadzi do portfela, o problemie z zamówieniem — do zamówienia. Zajmij się sprawą, zanim oznaczysz wiadomość jako przeczytaną.
3. 3Uporządkuj skrzynkę Gdy wszystko przejrzysz, kliknij „Oznacz wszystkie jako przeczytane”. Licznik przy dzwonku wyzeruje się.
4. 4Ustaw kanały W „Preferencje powiadomień” zdecyduj, czy chcesz dostawać wiadomości w aplikacji, e-mailem i SMS-em. Zgoda marketingowa jest osobna i dobrowolna.

Gdy coś nie działa

• Dzwonek pokazuje liczbę, ale lista wygląda na pustą.

  Sprawdź, czy nie masz włączonego filtra. Kliknij „Wszystkie”. Upewnij się też, że jesteś w tej samej przestrzeni firmy — licznik dotyczy aktywnej firmy.

• Nie dostaję powiadomień e-mailem.

  Wejdź w „Preferencje powiadomień” i sprawdź, czy kanał e-mail jest włączony. Zajrzyj też do folderu spam. Powiadomienia w aplikacji działają niezależnie od e-maila.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Portfel firmy” i zdanie: źródłem prawdy jest księga (ledger) — salda są jej projekcją.
• Trzy kafelki: „Środki dostępne” (zielony), „Środki zarezerwowane” (pomarańczowy) i „Środki ogółem” (suma obu).
• Sekcja „Zasil portfel online” z płatnością PayU — widoczna tylko dla ról z prawem zasilania.
• Sekcja „Historia zasileń” z linkiem „Zobacz pełną księgę” i tabelą: Data, Typ, Źródło, Kwota, Notatka. Pokazuje ostatnie 10 wpłat.
• Gdy firma nigdy nie zasilała portfela: kafelki pokazują zera, a historia mówi „Brak zasileń — portfel nie został jeszcze zasilony”. To nie błąd.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Sprawdź, ile naprawdę masz Patrz na „Środki dostępne”, a nie na „Środki ogółem”. Ogółem to dostępne plus zarezerwowane, a zarezerwowanych nie da się wydać na nic nowego.
2. 2Zasil portfel online Wpisz kwotę w sekcji „Zasil portfel online” i kliknij „Przejdź do płatności”. Zostaniesz przeniesiony do PayU. Po zapłacie wrócisz na stronę potwierdzenia.
3. 3Przeczytaj stronę powrotu Po udanej płatności zobaczysz „Płatność przyjęta do realizacji”. Po nieudanej — „Płatność nie została ukończona”. W obu przypadkach widnieje ważna uwaga: potwierdzenie przychodzi z PayU osobno, więc sam powrót na tę stronę nie oznacza jeszcze zaksięgowania środków. Kliknij „Wróć do portfela”.
4. 4Poczekaj na zaksięgowanie Gdy operator potwierdzi płatność, w księdze pojawia się wpis „Zasilenie” ze źródłem „Płatność PayU”, saldo rośnie, a Ty dostajesz powiadomienie „Portfel zasilony”.
5. 5Zasilenie przelewem, gdy płatności online są niedostępne Jeśli w miejscu formularza widzisz „Płatności online chwilowo niedostępne — operator płatności nie jest jeszcze skonfigurowany”, skontaktuj się z administratorem platformy. Wpłatę przelewem księguje wtedy platforma ręcznie; w księdze zobaczysz wpis „Zasilenie” ze źródłem „Zasilenie ręczne” i notatką.

Gdy coś nie działa

• Zapłaciłem, wróciłem do panelu, a saldo się nie zmieniło.

  To normalne przez chwilę. Potwierdzenie płatności przychodzi z PayU osobnym kanałem, niezależnie od tego, kiedy zamkniesz okno bramki. Odśwież stronę za kilka minut i sprawdź Księgę — po zaksięgowaniu pojawi się tam wpis „Zasilenie”. Jeśli po godzinie nic się nie dzieje, napisz do wsparcia i podaj datę oraz kwotę.

• Kliknąłem dwa razy „Przejdź do płatności”. Czy zapłacę podwójnie?

  Nie. Formularz ma klucz idempotencji — drugie kliknięcie prowadzi do tej samej płatności, a nie do nowej.

• Widzę „Płatność nie została ukończona”.

  Operator odrzucił lub przerwał płatność. Pieniądze nie zostały pobrane albo wrócą automatycznie. Wróć do portfela i spróbuj ponownie, ewentualnie inną metodą płatności.

• Nie widzę sekcji zasilenia, choć jestem w finansach firmy.

  Sprawdź dwie rzeczy: czy masz włączoną weryfikację dwuskładnikową (bez niej panel w ogóle Cię nie wpuści) i czy platforma skonfigurowała operatora płatności. Przy braku konfiguracji zobaczysz komunikat o niedostępności zamiast formularza.

• Środki zarezerwowane są wysokie i blokują zamówienia.

  To pieniądze pod trwające zamówienia i zatwierdzone wydarzenia. Zwolnią się, gdy sprawy się zakończą: albo staną się obciążeniem, albo wrócą do dostępnych. Podgląd wszystkich rezerwacji znajdziesz w Księdze, filtrując po typie „Rezerwacja”.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Księga portfela” i wyjaśnienie: niemutowalne wpisy ledgera — pełna historia ruchów środków firmowych.
• Przycisk „Eksport CSV” — pobiera przefiltrowaną listę do pliku dla księgowości.
• Filtry: „Typ wpisu” (domyślnie „Wszystkie typy”), „Źródło” (domyślnie „Wszystkie źródła”), „Data od”, „Data do”, przyciski „Filtruj” i „Wyczyść”.
• Tabela z kolumnami: Data, Typ, Kwota, Źródło, Notatka, Klucz idempotencji.
• Gdy nic nie pasuje: „Brak wpisów — żaden wpis nie pasuje do wybranych filtrów albo portfel nie ma jeszcze ruchów”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Zrozum typy wpisów „Zasilenie” (TOP_UP) to pieniądze, które weszły do portfela. „Rezerwacja” (RESERVATION) to blokada pieniędzy pod coś, co jeszcze trwa. „Zwolnienie rezerwacji” (RESERVATION_RELEASE) oddaje zablokowane pieniądze do dostępnych, bo sprawa nie doszła do skutku. „Obciążenie” (DEBIT) to pieniądze naprawdę wydane. „Zwrot” (REFUND) oddaje pieniądze po anulowaniu albo reklamacji. „Korekta” (ADJUSTMENT) to ręczna poprawka wpisana przez platformę, zawsze z notatką. „Wygaśnięcie” (EXPIRATION) zdejmuje rezerwację, która przeterminowała się i nikt jej nie wykorzystał.
2. 2Znajdź konkretną operację Ustaw zakres dat i typ wpisu, kliknij „Filtruj”. Kolumna Notatka najczęściej zawiera opis, a kolumna Klucz idempotencji — techniczny numer operacji, którym posługuje się wsparcie.
3. 3Wyeksportuj dla księgowości Kliknij „Eksport CSV”. Plik nazywa się „ledger-RRRR-MM-DD.csv” i zawiera kolumny: Data, Typ, Kwota (PLN), Waluta, Źródło, Referencja, Notatka, Klucz idempotencji. Kolumny rozdziela średnik, kwoty mają kropkę dziesiętną, a plik otwiera się poprawnie w Excelu z polskimi znakami. Eksport respektuje ustawione filtry — najpierw zawęź widok, potem pobieraj.
4. 4Uzgodnij saldo Suma zasileń i zwrotów minus obciążenia to saldo ogółem. Aktywne rezerwacje pomniejszone o zwolnienia i wygaśnięcia to środki zarezerwowane. Reszta to środki dostępne, które widzisz w Portfelu.

Gdy coś nie działa

• Widzę „Rezerwacja”, ale nie widzę „Obciążenia”. Gdzie poszły pieniądze?

  Nigdzie — są zablokowane. Rezerwacja zamienia się w obciążenie dopiero, gdy zamówienie albo wydarzenie zostanie zrealizowane i rozliczone. Jeśli sprawa upadnie, zobaczysz „Zwolnienie rezerwacji” i pieniądze wrócą do dostępnych.

• Kwota w księdze różni się od kwoty na rachunku restauracji.

  Przy wydarzeniach rezerwujemy kwotę szacowaną, a rozliczamy faktyczną z rachunku. Różnica pojawia się jako osobny wpis przy rozliczeniu wydarzenia. Zobacz sekcję Wydarzenia, etap „Rozliczenie powydarzeniowe”.

• Nie mam przycisku „Eksport CSV”.

  Eksport dostępny jest dla ról z prawem odczytu portfela. Jeśli go nie widzisz, poproś administratora firmy o odpowiednie uprawnienie.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Pracownicy i zaproszenia” i podtytuł: członkostwa, przypisania organizacyjne i budżety pracowników.
• Dwa przyciski (dla ról z prawem zapraszania): „Import CSV” i „Zaproś pracownika”.
• Wyszukiwarkę „Szukaj po e-mailu…” — szuka wyłącznie po adresie e-mail.
• Filtr „Filtr statusu członkostwa” z pozycją „Wszyscy” oraz statusami: Zaproszenie wysłane, Aktywny, Zawieszony.
• Filtr „Filtr zatrudnienia” ze statusami: Zatrudniony, Zawieszony, Poza firmą. Ten filtr nie ma pozycji „Wszyscy” — ponowne kliknięcie aktywnego kafelka go wyłącza.
• Tabelę z kolumnami: E-mail (klikalny, prowadzi do profilu; sortowalny), Rola, Dział, Status, Zatrudnienie, Dodano (sortowalny).
• Stronicowanie: domyślnie 20 wierszy na stronę, do wyboru 10, 20 albo 50.
• Gdy nikogo nie ma: „Brak pracowników — zaproś pierwszego pracownika lub wgraj import CSV”.

Krok po kroku

1. 1Zrozum dwa różne statusy „Status” mówi o koncie w taadaam.com: „Zaproszenie wysłane” (zaproszenie poszło, osoba jeszcze nie kliknęła), „Aktywny” (korzysta), „Zawieszony” (dostęp odcięty). „Zatrudnienie” mówi o kadrach: „Zatrudniony”, „Zawieszony”, „Poza firmą”. Osoba bez uzupełnionego profilu kadrowego ma w tej kolumnie kreskę.
2. 2Znajdź osobę Wpisz fragment adresu e-mail albo użyj filtrów. Filtry i wyszukiwanie zapisują się w adresie strony.
3. 3Wejdź w profil Kliknij adres e-mail. Tam ustawisz dział, centrum kosztów, biuro, grupy i politykę budżetową oraz zobaczysz budżety tej osoby.

Gdy coś nie działa

• Ktoś jest na liście od tygodnia ze statusem „Zaproszenie wysłane”.

  Link z zaproszenia jest ważny 7 dni. Wejdź w profil tej osoby i kliknij „Wyślij zaproszenie ponownie” — powstanie nowy link ważny kolejne 7 dni, a stary przestanie działać.

• Nie widzę przycisków „Zaproś pracownika” i „Import CSV”.

  Te przyciski widzą tylko administrator firmy i HR. Rola „Tylko odczyt” zobaczy listę, ale bez możliwości zmian.

• Pracownik jest aktywny, ale nie może zamówić.

  Najczęściej nie ma przypisanej polityki budżetowej albo budżetu na bieżący okres. Wejdź w jego profil, przypisz politykę i kliknij „Odśwież budżet”. Sprawdź też, czy portfel firmy ma dostępne środki.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Zaproś pracownika” i zdanie: zaproszenie trafi na e-mail z linkiem ważnym przez 7 dni.
• Dwa pola: „E-mail” i „Rola”.
• Przycisk „Wyślij zaproszenie”, a w trakcie wysyłki „Wysyłanie…”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Wpisz adres i wybierz rolę Zaczynaj od najmniejszych uprawnień, jakie wystarczą do pracy. Rolę zawsze można podnieść później.
2. 2Wyślij Kliknij „Wyślij zaproszenie”. Wrócisz na listę pracowników, a nowa osoba pojawi się tam ze statusem „Zaproszenie wysłane”.
3. 3Dopilnuj, żeby link nie wygasł Link działa 7 dni i tylko raz. Jeśli minie termin albo osoba zgubi wiadomość, wejdź w jej profil i kliknij „Wyślij zaproszenie ponownie”.

Gdy coś nie działa

• Pracownik nie dostał e-maila.

  Poproś, żeby sprawdził folder spam. Jeśli nic tam nie ma, wejdź w jego profil na liście pracowników i kliknij „Wyślij zaproszenie ponownie”.

• Pracownik klika w link i widzi, że zaproszenie jest dla innego adresu.

  Zaproszenie jest przypisane do konkretnego adresu e-mail. Jeśli osoba loguje się na inne konto, musi wylogować się i użyć adresu z zaproszenia — albo poproś o zaproszenie na ten drugi adres.

• Chcę usunąć kogoś z firmy.

  Wejdź w profil tej osoby i kliknij „Usuń członkostwo”. Historia zamówień i rozliczeń zostaje. Nie da się usunąć ostatniego administratora firmy — system zablokuje taką próbę.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Import CSV pracowników” i zdanie: wgraj plik, sprawdź podgląd (mapowanie kolumn i błędy wierszowe), a dopiero potem zatwierdź wysyłkę zaproszeń.
• Jedno pole „Plik CSV” z podpowiedzią, jakie kolumny są rozpoznawane.
• Przycisk „Wgraj i pokaż podgląd”, a potem stronę raportu z podsumowaniem i tabelą wierszy.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Krok 1 — wgraj i obejrzyj podgląd Po wgraniu zobaczysz cztery liczniki: „Wiersze”, „Poprawne”, „Błędne”, „Duplikaty”. Niżej sekcja „Mapowanie kolumn” pokazuje, którą kolumnę pliku przypisaliśmy do którego pola, a „Nierozpoznane kolumny” wymienia te, których nie użyliśmy. Na końcu jest tabela ze wszystkimi wierszami i ich statusem.
2. 2Popraw błędy Wiersz może mieć status „Poprawny”, „Błąd” albo „Duplikat”. Możliwe błędy to: „brak adresu e-mail”, „niepoprawny e-mail”, „nieznana rola” i „duplikat w pliku”. Wiersze z błędem nie zostaną zaimportowane — popraw plik i wgraj go jeszcze raz.
3. 3Krok 2 — zatwierdź import Kliknij „Zatwierdź import ({liczba})”. Potwierdź pytanie „Wysłać zaproszenia do {liczba} pracowników? Duplikaty zostaną pominięte”. Dopiero teraz wychodzą e-maile z zaproszeniami i powstają profile kadrowe.
4. 4Sprawdź wynik Po zatwierdzeniu zobaczysz komunikat w stylu „Import zatwierdzony: 24 zaproszeń wysłanych, 3 duplikatów pominiętych”. Jeśli część e-maili nie wyszła, komunikat to powie i podpowie, żeby użyć „Wyślij ponownie” na liście pracowników.

Gdy coś nie działa

• Widzę czerwoną ramkę „Plik jest pusty — nic do zaimportowania”.

  Plik nie ma żadnego wiersza z danymi. Sprawdź, czy zapisałeś arkusz w formacie CSV, a nie jako pusty szablon.

• „Brak wymaganej kolumny z adresem e-mail”.

  Pierwszy wiersz pliku musi zawierać nagłówek kolumny z e-mailem. Rozpoznajemy: email, e-mail, mail, adres email. Dodaj taki nagłówek i wgraj plik ponownie.

• Nie widzę przycisku „Zatwierdź import”.

  Przycisk pojawia się tylko wtedy, gdy plik nie ma błędu krytycznego, jest co najmniej jeden poprawny wiersz, a import nie został jeszcze zatwierdzony. Sprawdź licznik „Poprawne”.

• Zaimportowałem złe dane. Jak to cofnąć?

  Importu nie da się cofnąć jednym kliknięciem. Popraw plik i wgraj go jeszcze raz — ponowny import aktualizuje przypisania istniejących osób. Osoby zaproszone przez pomyłkę usuń pojedynczo z ich profili.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek z adresem e-mail, obok znaczki: status członkostwa i status zatrudnienia.
• Wiersz pod spodem: rola oraz „w firmie od {data}”. Przy zaproszeniu dodatkowo „zaproszenie wygasa {data}”.
• Formularz „Przypisania organizacyjne i budżet” podzielony na trzy części: „Struktura organizacyjna”, „Budżet”, „Cykl zatrudnienia”.
• Przyciski akcji: „Wyślij zaproszenie ponownie” (tylko przy niezaakceptowanym zaproszeniu), „Dezaktywuj” albo „Aktywuj”, „Usuń członkostwo”.
• Kartę „Budżety pracownika” z przyciskiem „Odśwież budżet” i listą ostatnich okresów.
• Link „Zarządzaj politykami budżetowymi” prowadzący do ekranu Budżety.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Uzupełnij strukturę Dział, centrum kosztów, biuro i grupy. To one decydują, gdzie w raportach pojawią się koszty tej osoby.
2. 2Nadaj budżet Wybierz politykę budżetową (albo zostaw puste, jeśli ma obowiązywać domyślna), zapisz, a potem kliknij „Odśwież budżet”. Na karcie po prawej pojawi się budżet na bieżący okres.
3. 3Ustaw ramy czasowe Jeśli ktoś dopiero zaczyna albo kończy pracę, wpisz daty „Aktywny od” i „Aktywny do”. System sam przestanie mu przydzielać budżet poza tym okresem.
4. 4Zapisz Kliknij „Zapisz przypisania”. Zobaczysz komunikat „Przypisania pracownika zostały zapisane”, a strona się odświeży.
5. 5Dezaktywacja (odejście z firmy) Kliknij „Dezaktywuj” i potwierdź. Status członkostwa zmieni się na „Zawieszony”, zatrudnienie na „Zawieszony”, a pole „Aktywny do” ustawi się na dziś. Budżet zostanie zamknięty albo dotrwa do końca okresu — zgodnie z ustawieniem powyżej. Historia zamówień i rozliczeń zostaje nienaruszona.
6. 6Powrót do pracy Kliknij „Aktywuj”. Status wraca na aktywny, a „Aktywny do” jest czyszczone. Zamknięte budżety nie wracają — nowy powstanie przy najbliższym odświeżeniu.
7. 7Trwałe usunięcie z firmy Kliknij „Usuń członkostwo” i potwierdź. Osoba znika z listy, ale historia pozostaje zachowana. Nie da się usunąć ostatniego administratora firmy.

Gdy coś nie działa

• Kliknąłem „Odśwież budżet” i dostałem „Pracownik nie ma przypisanej polityki budżetowej (ani domyślnej)”.

  Przypisz politykę w polu „Polityka budżetowa” i zapisz, albo oznacz którąś politykę jako domyślną dla firmy na ekranie Budżety. Potem odśwież ponownie.

• „Polityka nie definiuje limitu dla swojego cyklu — brak budżetu do alokacji”.

  Polityka ma np. cykl miesięczny, ale puste pole „Limit miesięczny”. Wejdź w Budżety, zapisz nową wersję polityki z wypełnionym limitem pasującym do cyklu i spróbuj ponownie.

• Dezaktywowałem osobę, a jej zamówienie z wczoraj wciąż jest w realizacji.

  Tak ma być. Dezaktywacja odcina możliwość składania nowych zamówień; już złożone dochodzą do końca i normalnie się rozliczają.

• Nie widzę formularza, tylko sam dział.

  Twoja rola pozwala czytać, ale nie zmieniać danych pracowników. Zmiany robią administrator firmy i HR.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Grupy pracowników” i opis: działy, zespoły i grupy niestandardowe — zbiorcze przypisywanie polityk budżetowych.
• Przycisk „Dodaj grupę” (dla administratora firmy).
• Wyszukiwarkę „Szukaj po nazwie…” i filtr „Filtr rodzaju” z pozycją „Wszystkie”.
• Przełącznik „Pokaż usunięte” / „Pokaż aktywne”.
• Tabelę z kolumnami: Nazwa (sortowalna), Rodzaj, Członkowie (liczona na żywo), Polityka budżetowa.
• Na stronie szczegółów: opis grupy, polityka, data utworzenia, lista członków (do 20 osób) i przyciski „Edytuj”, „Przypisz politykę członkom”, „Usuń”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Utwórz grupę Kliknij „Dodaj grupę”, wpisz nazwę, wybierz rodzaj, opcjonalnie dopisz opis i wskaż politykę budżetową.
2. 2Dodaj ludzi Członkostwo w grupie ustawia się w profilu pracownika, w polu „Grupy”. Możesz też wgrać przypisania importem CSV (kolumna „groups”, kilka grup rozdzielonych znakiem „|”).
3. 3Nadaj politykę całej grupie Wejdź w szczegóły grupy i kliknij „Przypisz politykę członkom”. Potwierdź pytanie „Przypisać politykę grupy wszystkim jej członkom? Ich indywidualne przypisania zostaną nadpisane”. Zobaczysz komunikat „Polityka przypisana do {liczba} członków grupy”.

Gdy coś nie działa

• Nie widzę przycisku „Przypisz politykę członkom”.

  Pojawia się dopiero wtedy, gdy grupa ma ustawioną politykę budżetową i masz odpowiednie uprawnienia. Bez polityki zobaczysz komunikat „Grupa nie ma przypisanej polityki budżetowej”.

• Przypisałem politykę i licznik pokazał 0 osób.

  To znaczy, że wszyscy członkowie mieli już dokładnie tę politykę. Operację można powtarzać bez szkody.

• Grupa ma członków, a lista jest pusta.

  Lista pokazuje maksymalnie 20 pierwszych osób. Pełną listę zobaczysz, filtrując pracowników po dziale albo sprawdzając profile pojedynczo.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Polityki budżetowe” i opis: limity budżetów pracowniczych, cykle odświeżania i dotacje firmy. Edycja tworzy nową wersję — historia pozostaje niezmienna.
• Przycisk „Dodaj politykę”, wyszukiwarkę „Szukaj po nazwie…”, filtr statusu i przełącznik „Pokaż usunięte”.
• Tabelę z kolumnami: Nazwa (przy domyślnej dopisek „domyślna”), Wersja, Cykl, Limit mies., Dotacja, Status, Utworzono.
• Na liście widać wszystkie wersje, nie tylko bieżące. Status wersji to „Aktywna”, „Zastąpiona” albo „Zarchiwizowana”.
• Na stronie szczegółów: karta „Parametry” z pełnym zestawem ustawień, liczba przypisanych pracowników, tabela „Historia wersji” i przyciski „Edytuj (nowa wersja)” oraz „Archiwizuj”.
• W karcie „Parametry” dodatkowo pozycje „Dopłata własna pracownika” i „Program lojalnościowy wyłączony”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Utwórz pierwszą politykę Kliknij „Dodaj politykę”. Nazwij ją, wybierz cykl odświeżania, wpisz limit pasujący do cyklu (np. cykl miesięczny + limit miesięczny), ustaw dotację na 100% i zaznacz „Polityka domyślna firmy”. Kliknij „Utwórz politykę”.
2. 2Przypisz ją ludziom Albo w profilu pojedynczego pracownika, albo grupie (a potem przyciskiem „Przypisz politykę członkom”). Puste pole w profilu oznacza politykę domyślną, więc często nie trzeba robić nic.
3. 3Zmiana reguł = nowa wersja Kliknij „Edytuj (nowa wersja)”. Nad formularzem zobaczysz zdanie „«nazwa», obecnie v3 — zapis utworzy v4 i zarchiwizuje bieżącą wersję”. Przycisk zapisu nazywa się „Zapisz nową wersję”. Po zapisie zobaczysz „Zapisano nową wersję polityki (poprzednia zachowana w historii)”.
4. 4Wycofanie polityki Kliknij „Archiwizuj” i potwierdź „Zarchiwizować tę politykę? Pracownicy zachowają bieżące budżety, ale nowe alokacje się zatrzymają”. Zarchiwizowanej polityki nie da się już nikomu przypisać.

Gdy coś nie działa

• Pracownicy nie dostają budżetu, choć polityka istnieje.

  Sprawdź trzy rzeczy: czy polityka ma wypełniony limit pasujący do swojego cyklu, czy jest oznaczona jako domyślna (albo przypisana ludziom), i czy pracownicy są aktywni oraz mieszczą się w datach „Aktywny od / do”.

• Ustawiłem dotację 80% i nikt nie może zamówić.

  W tej wersji systemu pracownik nie ma jak zapłacić swojej części, więc zamówienie jest blokowane. Ustaw 100% albo poczekaj na wdrożenie płatności pracowniczych.

• Wpisałem kategorie dań i wszystko przestało działać.

  To znany skutek obecnej wersji: zwykłe zamówienia nie przekazują kategorii, więc każdy wpis w tym polu je blokuje. Wyczyść pole i zapisz nową wersję polityki.

• Chcę zmienić limit tylko jednej osobie.

  Utwórz osobną politykę dla tej osoby i przypisz ją w jej profilu. Polityki są wspólne dla wszystkich, którzy je mają przypisane — nie da się zmienić limitu punktowo.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Centra kosztów” i opis: kody MPK z budżetami i wydatkami agregowanymi na żywo z budżetów pracowników.
• Przyciski „Eksport CSV” i „Dodaj centrum”.
• Wyszukiwarkę „Szukaj po kodzie, nazwie lub dziale…” i przełącznik „Pokaż usunięte”.
• Tabelę z kolumnami: Kod (sortowalny), Nazwa (sortowalna), Dział, Pracownicy, Budżet, Wydatki, Grupowanie faktur.
• Na stronie szczegółów: cztery liczby („Wydano”, „Zablokowane”, „Budżet”, „Pracownicy”) i tabelę „Wydatki per okres” (do dwunastu ostatnich okresów).

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Dodaj centrum Kliknij „Dodaj centrum”, wpisz kod i nazwę, opcjonalnie dział i budżet referencyjny, zapisz.
2. 2Przypisz ludzi W profilu pracownika wybierz centrum kosztów w polu „Centrum kosztów”. Można też wgrać przypisania importem CSV, w kolumnie „costCenter”, podając kod MPK.
3. 3Śledź wydatki Kolumna „Wydatki” liczy się na żywo z budżetów pracowników przypisanych do tego centrum: zużyte plus zablokowane. Szczegóły w rozbiciu na okresy zobaczysz po wejściu w centrum.
4. 4Wyeksportuj dla księgowości Kliknij „Eksport CSV”. Plik nazywa się „cost-centers-RRRR-MM-DD.csv” i zawiera kolumny: Kod, Nazwa, Dział, Budżet (PLN), Wydano (PLN), Zablokowane (PLN), Grupowanie faktur. Eksport obejmuje wszystkie centra kosztów firmy, niezależnie od tego, co masz wpisane w wyszukiwarce.

Gdy coś nie działa

• Kolumna „Wydatki” pokazuje więcej, niż wynika z faktur.

  Kolumna sumuje wydane i zablokowane (czyli zamówienia w toku). Faktura obejmuje tylko zamówienia zrealizowane w danym okresie. Rozbicie po okresach znajdziesz na stronie szczegółów centrum.

• Kliknąłem „Eksport CSV” i dostałem błąd dostępu.

  Przycisk jest pokazywany wszystkim, ale sam plik wymaga prawa odczytu budżetów. W praktyce mają je wszystkie role firmowe poza koordynatorem wydarzeń.

• Wydatków w centrum nie ma wcale.

  Sprawdź, czy pracownicy naprawdę mają wybrane to centrum w swoich profilach i czy mają przydzielone budżety. Bez budżetu nie ma czego sumować.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Biura” i opis: adresy dostaw firmy — powiązanie ze strefami restauracji w kolejnym etapie.
• Przycisk „Dodaj biuro”, wyszukiwarkę „Szukaj po nazwie lub mieście…” i przełącznik „Pokaż usunięte”.
• Tabelę z kolumnami: Nazwa (sortowalna), Miasto (sortowalne), Adres, Punkt dostawy.
• Na stronie szczegółów: adres, punkt dostawy, godziny otwarcia, współrzędne, liczba przypisanych pracowników i data utworzenia, a także przyciski „Edytuj” i „Usuń”.
• W szczegółach także „Okna dostaw” i „Kod recepcji” (ustawiony / brak).

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Dodaj biuro Kliknij „Dodaj biuro”, wypełnij nazwę, ulicę, miasto i kod pocztowy. Jeśli możesz, dopisz współrzędne — bez nich strefy dostaw działają tylko po kodzie pocztowym.
2. 2Opisz punkt dostawy Napisz krótko, gdzie kurier ma zostawić jedzenie. To pole realnie skraca telefony i pomyłki.
3. 3Przypisz ludzi W profilach pracowników wybierz to biuro w polu „Biuro”.
4. 4Usuwanie Kliknij „Usuń” i potwierdź. Jeśli do biura są przypisani pracownicy, zobaczysz „Biuro ma przypisanych pracowników ({liczba}) — najpierw zmień ich przypisanie”. Usunięte biuro można odzyskać przełącznikiem „Pokaż usunięte” i przyciskiem „Przywróć”.

Gdy coś nie działa

• Nie mam w menu pozycji „Biura”.

  Ten ekran należy wyłącznie do administratora firmy. Poproś go o dodanie albo zmianę biura.

• Restauracja twierdzi, że nie dowozi pod nasz adres, choć powinna.

  Sprawdź, czy biuro ma wpisane współrzędne. Bez nich strefy wyznaczone obszarem lub promieniem nie widzą tego adresu — działa tylko dopasowanie po kodzie pocztowym.

Co widzisz na ekranie

• Nazwa modułu „Restauracje” z ikoną.
• Komunikat: „Ten moduł jest w budowie — pojawi się w kolejnym etapie wdrożenia”.
• Preferowane restauracje wybierasz na razie w „Pierwsze kroki” (sekcja „Preferowane restauracje”) — tylko restauracje w walucie Twojej firmy. Restauracje w innej walucie są dla pracowników oznaczone jako niedostępne, a przy wydarzeniach nie pojawiają się w propozycjach.

Krok po kroku

1. 1Ograniczanie restauracji już teraz Jeśli chcesz zawęzić listę miejsc, w których pracownicy mogą zamawiać, zrób to w polityce budżetowej — pole „Dozwolone restauracje” w sekcji Budżety. Puste pole oznacza „wszystkie”.
2. 2Wybór restauracji na wydarzenie Przy wydarzeniach restaurację dobiera ranking liczony przez system po zamknięciu ankiety, a Ty wybierasz z krótkiej listy kandydatów. Nie potrzebujesz do tego katalogu restauracji.

Gdy coś nie działa

• Gdzie zobaczę, w których restauracjach zamawiał mój zespół?

  Na ekranie Zamówienia (kolumna z restauracją) i w Raportach, w sekcji „Rozkład restauracji” — tam widać liczbę zamówień i wartość per restauracja w wybranym okresie.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Zamówienia” i opis: zamówienia pracowników firmy.
• Pasek filtrów statusu: „Wszystkie” oraz wszystkie statusy zamówienia poza szkicem — Złożone, Oczekuje na restaurację, Przyjęte, W przygotowaniu, Gotowe, W dostawie, Zrealizowane, Anulowane, Odrzucone, Problem.
• Listę kart: numer zamówienia, nazwa restauracji i data, liczba pozycji („{n} poz.”), kwota i znaczek statusu. Każda karta prowadzi do szczegółów.
• Stronicowanie na dole.
• Gdy nic nie ma: „Brak zamówień — pracownicy nie złożyli jeszcze zamówień”.
• Na stronie szczegółów: sekcje „Pozycje”, „Podsumowanie” (z „Wartość” i ewentualną „Opłata za anulowanie”), „Historia statusów” oraz przycisk „Anuluj zamówienie”, jeśli zamówienie jeszcze można anulować.
• Etykietę „na {data}” przy zamówieniach na przyszły dzień (planer tygodnia, posiłki cykliczne, koszyki zespołu) oraz w podsumowaniu linie „Dopłata pracownika” i „Rabat lojalnościowy restauracji”, gdy wystąpiły.
• Sekcję „Dostawy zbiorcze dziś” nad listą: Biuro, Okno, Zamówienia w partii, „N z M doręczonych”, „Szacowany dojazd” („ok. X min”), Wyjazd, Doręczono; w szczególe zamówienia z dostawą kartę „Dostawa zbiorcza”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Zrozum statusy zamówienia „Złożone” — zamówienie poszło do restauracji. „Oczekuje na restaurację” — czeka na przyjęcie. „Przyjęte” — restauracja potwierdziła. „W przygotowaniu” — kuchnia pracuje. „Gotowe” — czeka na odbiór lub kuriera. „W dostawie” — jedzie. „Zrealizowane” — dostarczone i rozliczone. „Anulowane” — odwołane. „Odrzucone” — restauracja odmówiła. „Problem” — coś poszło nie tak i sprawa czeka na wyjaśnienie.
2. 2Znajdź zamówienie Kliknij status na pasku filtrów. Filtr zapisuje się w adresie strony.
3. 3Sprawdź szczegóły Wejdź w kartę zamówienia. Zobaczysz pozycje (nazwa dania, ilość, cena, stawka VAT), wartość, historię statusów z informacją, kto i kiedy je zmieniał, zgłoszone problemy i ewentualne zamiany składników zaproponowane przez restaurację.
4. 4Anuluj, jeśli trzeba Kliknij „Anuluj zamówienie” i potwierdź „Anulować zamówienie pracownika? Zastosowana zostanie polityka fee”. Zobaczysz komunikat „Zamówienie anulowane”.

Gdy coś nie działa

• „Tego zamówienia nie można już anulować — zgłoś problem”.

  Zamówienie zaszło za daleko (jest gotowe, w dostawie albo zrealizowane). W takiej sytuacji sprawę załatwia zgłoszenie problemu, a nie anulowanie.

• „Zamówienie zmieniło status równolegle — odśwież stronę”.

  W tym samym czasie restauracja zmieniła status. Odśwież stronę i sprawdź, co jest teraz — być może anulowanie nie jest już potrzebne.

• Nie widzę przycisku „Anuluj zamówienie”.

  Anulowanie ma tylko administrator firmy, i tylko dla zamówień w statusach, które jeszcze na to pozwalają.

• Restauracja pyta o alergie konkretnej osoby.

  Firma nie ma tych danych i nie powinna ich przekazywać. Restauracja otrzymuje potrzebne informacje operacyjne razem z zamówieniem, a przy wydarzeniach dodatkowo notatkę żywieniową wpisaną przy finalizacji.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Posiłki cykliczne” i podpis „Stałe lunche pracowników (zbiorczo) i cykliczne zamówienia grupowe.”.
• Kartę „Stałe lunche pracowników”: „Definicje”, „Aktywne”, „Ostatnio odrzucone”, „Aktywne per dzień tygodnia”, „Najczęściej wybierane restauracje” („N definicji”) i notkę „Widok zbiorczy — bez nazwisk i danych żywieniowych pracowników.”; pusty stan „Pracownicy nie ustawili jeszcze stałych lunchów.”.
• Sekcję „Cykliczne zamówienia grupowe” ze zdaniem „Zamówienie powstaje osobno dla każdego aktywnego członka grupy w wybrane dni.” i przyciskiem „Dodaj zamówienie grupowe”.
• Karty zamówień grupowych: nazwa, „Grupa: {grupa}”, dni tygodnia, godzina graniczna, restauracja, najbliższy termin, wynik ostatniego przebiegu (utworzono / odrzucono z powodami) i status; przyciski edycji i usuwania.
• Formularz „Nowe zamówienie grupowe” z sekcjami „Harmonogram” i „Zamówienie”; przy braku grup podpowiedź „Najpierw utwórz grupę pracowników.”.
• Pusty stan „Brak zamówień grupowych — Dodaj cykliczne zamówienie dla grupy pracowników.”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Utwórz grupę Na ekranie Grupy dodaj grupę i jej członków.
2. 2Dodaj zamówienie grupowe „Dodaj zamówienie grupowe” → grupa, dni, godzina graniczna, restauracja, dania, tryb → „Zapisz”.
3. 3Sprawdzaj wynik ostatniego przebiegu Na karcie widać, ile zamówień utworzono i ile odrzucono (z powodami: budżet, pozycja niedostępna, niezgodna z profilem).

Gdy coś nie działa

• Ostatni przebieg odrzucił połowę grupy.

  Przeczytaj powody na karcie: „budżet” — polityka nie pokrywa dania (podnieś limit albo wybierz tańsze), „pozycja niedostępna” — restauracja zdjęła danie tego dnia, „niezgodne z profilem” — danie jest wykluczone dla tej osoby i system nigdy go nie zamówi. Zmień dania albo zaproponuj alternatywę.

• Nie widzę przycisku „Dodaj zamówienie grupowe”.

  Zamówienia grupowe zakłada wyłącznie administrator firmy (prawo zarządzania budżetami). Pozostałe role mają podgląd.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Wydarzenia firmowe” i opis: wydarzenia z gośćmi bez konta — zaproszenia, ankiety preferencji, dobór restauracji i dań.
• Cztery przyciski w prawym górnym rogu (widoczne przy uprawnieniu do tworzenia wydarzeń): „Kolejka koordynatora”, „Wyjątki”, „Szablony” i „Nowe wydarzenie”.
• Wyszukiwarkę „Szukaj po nazwie…” i filtr „Filtr statusu” z pozycją „Wszystkie” oraz wszystkimi jedenastoma statusami wydarzenia.
• Tabelę z kolumnami: Nazwa, Termin, Status, Uczestnicy, Budżet. Nazwę, termin, status i datę utworzenia można sortować, klikając nagłówek.
• Stronicowanie na dole listy.
• Gdy nie ma nic: „Brak wydarzeń — nie masz jeszcze żadnych wydarzeń. Utwórz pierwsze, aby zaprosić gości i dobrać restaurację”.

Krok po kroku

1. 1Poznaj jedenaście statusów wydarzenia „Szkic” — dopiero utworzone, można je jeszcze swobodnie edytować. „Wysyłanie zaproszeń” — trwa rozsyłka linków do gości. „Zbieranie preferencji” — goście wypełniają ankiety. „Wybór restauracji” — ankieta zamknięta, system policzył ranking i czeka na Twoją decyzję. „Potwierdzanie restauracji” — wybrana restauracja ma powiedzieć tak lub nie. „Wybór dań” — restauracja potwierdziła, każdy gość dostał dwie propozycje dania. „Zatwierdzenie organizatora” — minął termin wyboru dań, jest komplet, czeka podsumowanie do akceptacji. „Sfinalizowane” — zatwierdzone, pieniądze zarezerwowane w portfelu. „W realizacji” — dzień wydarzenia, zamówienie u restauracji. „Zakończone” — rozliczone, koniec. „Anulowane” — odwołane, linki gości przestały działać.
2. 2Znajdź wydarzenie Wpisz fragment nazwy w wyszukiwarkę albo kliknij status w filtrze. Filtry zapisują się w adresie strony, więc możesz wysłać komuś link do konkretnego widoku.
3. 3Zacznij nowe wydarzenie Kliknij „Nowe wydarzenie”, żeby wypełnić formularz od zera, albo najpierw wejdź w „Szablony” i użyj gotowego — wtedy część pól wypełni się sama.
4. 4Pilnuj bieżących spraw „Kolejka koordynatora” pokazuje wszystkie wydarzenia, w których ktoś musi coś zrobić. „Wyjątki” to lista problemów czekających na decyzję człowieka. Zaglądaj tam codziennie, jeśli prowadzisz wydarzenia.

Gdy coś nie działa

• Nie widzę przycisku „Nowe wydarzenie”.

  Tworzenie wydarzeń mają administrator firmy i organizator. Koordynator wydarzeń może tylko prowadzić już istniejące. Poproś organizatora o utworzenie szkicu.

• Wydarzenie utknęło w statusie „Wysyłanie zaproszeń”.

  To status przejściowy — jeśli rozsyłka przerwała się w połowie, wydarzenie w nim zostaje. Otwórz je i sprawdź kolumnę „Zaproszenie” w tabeli uczestników; osobom bez daty wyślij zaproszenie ponownie.

Co widzisz na ekranie

• Pięć kart z sekcjami: „Podstawy”, „Termin i miejsce”, „Uczestnicy”, „Budżet i propozycje”, „Terminy etapów”.
• Przycisk „Utwórz wydarzenie” (przy edycji: „Zapisz zmiany”), a w trakcie zapisu „Zapisywanie…”.
• Gdy wchodzisz z szablonu, nad formularzem jest zdanie „Kreator wypełniony szablonem «nazwa» — dostosuj szczegóły i zapisz”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Wypełnij sekcje po kolei Podstawy, potem termin i miejsce (koniecznie współrzędne, jeśli chcesz sensowny ranking restauracji), potem lista e-maili, potem budżet, na końcu trzy terminy.
2. 2Zapisz szkic Kliknij „Utwórz wydarzenie”. Zobaczysz komunikat „Wydarzenie utworzone (szkic)” i trafisz na ekran wydarzenia. Na tym etapie nikt jeszcze nic nie dostał.
3. 3Popraw, co trzeba Dopóki wydarzenie jest szkicem, możesz je edytować przyciskiem „Edytuj”. Po wysłaniu zaproszeń edycja jest zablokowana komunikatem „Wydarzenie nie jest już szkicem — edycja zablokowana”.

Gdy coś nie działa

• Zmieniłem szablon, a budżet na osobę się nadpisał.

  Tak działa podpowiadanie z szablonu przy tworzeniu nowego wydarzenia. Po prostu wpisz swoją kwotę po wybraniu szablonu — kolejność ma znaczenie. Przy edycji istniejącego wydarzenia nic się nie nadpisuje.

• Nie mogę zapisać, bo skarży się na terminy.

  Sprawdź kolejność: deadline ankiety nie może być po deadlinie restauracji, a ten po deadlinie dań. Deadline dań nie może wypadać po dniu wydarzenia.

• Kliknąłem „Edytuj”, a wróciłem na ekran wydarzenia.

  Edytować można tylko szkic. Gdy zaproszenia poszły, formularz jest zamknięty. Zmiany w liście gości robisz teraz przez panel „Dodaj uczestników”, a resztą zajmuje się dziennik koordynatora.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek z nazwą wydarzenia, znaczkiem statusu i przyciskami zależnymi od etapu.
• Kartę „Parametry”: Szablon, Budżet całkowity, Budżet na osobę, Liczba propozycji restauracji, Ankieta spóźniona (Włączona / Wyłączona).
• Kartę „Terminy etapów”: Ankieta preferencji, Wybór restauracji, Wybór dań.
• Panel „Dodaj uczestników” (w szkicu i przy zbieraniu preferencji): „Importuj CSV”, „Dodaj cały zespół” i po jednym przycisku na każdą grupę firmową.
• „Dashboard odpowiedzi” — osiem liczników: Zaproszeni, Ankieta wypełniona, Po terminie, Brak odpowiedzi, Danie wybrane, Auto-przypisanie, Oczekuje na wybór, Wyjątki. Kafelek „Wyjątki” robi się czerwony, gdy jest w nim cokolwiek.
• Tabelę „Uczestnicy” z kolumnami: E-mail, Ankieta, Wybór dania, Danie, Zaproszenie, Odpowiedź oraz przyciskiem „Wyślij ponownie” albo „Przypomnij”.
• Pod nagłówkiem uczestników jedno zdanie zbiorcze o deklaracjach żywieniowych — bez nazwisk i bez szczegółów.
• Karty „Propozycje restauracji” z wynikiem, pokryciem uczestników, szacowanym kosztem, odległością, listą powodów i ostrzeżeń.
• Czerwoną kartę „Otwarte wyjątki”, gdy coś czeka na decyzję.
• Karty etapowe: „Podsumowanie dla organizatora”, „Finalizacja u koordynatora”, „Rozliczenie powydarzeniowe” — każda pojawia się tylko na swoim etapie.
• „Dziennik koordynatora” z historią zdarzeń i formularzem „Dodaj wpis”.
• Kartę „Zatwierdzenie budżetu” (gdy firma ma reguły zatwierdzania): status, „Wnioskowany budżet”, „Zatwierdzony budżet”, „Próg reguły”, „Numer wniosku”, „Powód” odrzucenia, przycisk „Poproś ponownie o zatwierdzenie”, link „Lista zatwierdzeń” i notkę „Wybór restauracji zablokowany do czasu zatwierdzenia budżetu.”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Krok 1 — Szkic Wydarzenie po utworzeniu jest szkicem. Możesz je jeszcze edytować, dorzucić uczestników („Importuj CSV”, „Dodaj cały zespół”, „Grupa: …”) i anulować bez konsekwencji. Nikt nic jeszcze nie dostał.
2. 2Krok 2 — Wyślij zaproszenia Kliknij „Wyślij zaproszenia” i potwierdź „Zaproszenia z linkami zostaną wysłane do wszystkich uczestników. Kontynuować?”. Każdy gość dostaje własny, imienny link do ankiety — bez konta i bez hasła. Zobaczysz komunikat „Zaproszenia wysłane: {ile}. Nieudane: {ile}”. Wydarzenie przechodzi przez status „Wysyłanie zaproszeń” do „Zbierania preferencji”.
3. 3Krok 3 — Zbieranie preferencji Goście wypełniają ankietę. Na 24 godziny i na 2 godziny przed deadlinem ankiety system sam wysyła przypomnienia tym, którzy jeszcze nie odpowiedzieli. Możesz też przypomnieć komuś ręcznie albo wysłać zaproszenie ponownie przyciskiem w tabeli uczestników. Po deadlinie ankiety, jeśli włączona jest „Ankieta spóźniona”, spóźnialscy dostają wersję skróconą.
4. 4Krok 4 — Zamknij ankietę i dobierz restauracje Kliknij „Zamknij ankietę i dobierz restauracje” i potwierdź. Osoby bez odpowiedzi dostają pusty profil (system traktuje ich dane alergenowe jako nieznane, nigdy jako bezpieczne), a następnie liczony jest ranking restauracji. Zobaczysz „Ankieta zamknięta. Wygenerowano {ile} propozycji restauracji”.
5. 5Krok 5 — Wybierz restaurację Przejrzyj karty propozycji. Przy każdej masz wynik punktowy, procent pokrycia uczestników, szacowany koszt, odległość, powody (np. „Menu pokrywa wszystkich uczestników”, „Mieści się w budżecie”, „Obszar wydarzenia w strefie dostaw”) i ostrzeżenia (np. „Część uczestników bez zgodnego dania”, „Przekroczone limity kuchni”, „Szacunek przekracza budżet całkowity”). Kliknij „Wybierz tę restaurację” i potwierdź. Restauracja dostaje prośbę o potwierdzenie dostępności, a wydarzenie czeka w statusie „Potwierdzanie restauracji”.
6. 6Krok 6 — Restauracja odpowiada Gdy potwierdzi, wydarzenie przechodzi do „Wyboru dań”, a każdy gość dostaje e-mail z dwiema propozycjami dań i linkiem. Gdy odmówi, wracasz do „Wyboru restauracji”, a organizator dostaje powiadomienie „Restauracja odmówiła” — wybierasz wtedy kolejnego kandydata. Jeśli restauracja milczy dobę, system sam zgłasza wyjątek „Restauracja nie potwierdziła”.
7. 7Krok 7 — Wybór dań przez gości Każdy gość dostaje dokładnie dwie propozycje. Może zmieniać zdanie do deadline'u. Na 24 h i 2 h przed terminem idą przypomnienia. Jeśli menu się zmieniło, możesz kliknąć „Generuj propozycje ponownie” — przeliczymy tylko niewybrane propozycje, a ci goście dostaną nowe linki.
8. 8Krok 8 — Zatwierdzenie organizatora Po deadlinie wyboru dań system sam przypisuje danie osobom, które nie wybrały, i przestawia wydarzenie na „Zatwierdzenie organizatora”. Organizator dostaje powiadomienie. Na ekranie pojawia się „Podsumowanie dla organizatora” z sześcioma liczbami: Uczestnicy z daniem, Koszt wybranych dań, Budżet wydarzenia, Restauracja, Portfel: dostępne, Portfel po rezerwacji.
9. 9Krok 9 — Finalizacja, realizacja i rozliczenie Po zatwierdzeniu koordynator finalizuje wydarzenie, czyli składa jedno zbiorcze zamówienie do restauracji. W dniu wydarzenia klikasz „Rozpocznij realizację”. Po wszystkim wpisujesz faktyczną kwotę z rachunku i klikasz „Rozlicz wydarzenie”. Wydarzenie kończy się w statusie „Zakończone”.

Gdy coś nie działa

• Kafelek „Wyjątki” świeci na czerwono. Co robić?

  Zjedź do czerwonej karty „Otwarte wyjątki”. Przy każdym zobaczysz rodzaj problemu i kogo dotyczy. Zajmij się przyczyną, a potem kliknij „Rozwiąż”. Pełną listę wyjątków ze wszystkich wydarzeń znajdziesz w „Kolejce wyjątków”.

• Restauracja nie odpowiada od wczoraj.

  Zadzwoń i odnotuj rozmowę w dzienniku koordynatora jako „Telefon do restauracji” — licznik prób kontaktu podbije się sam. Jeśli restauracja odmówi, wybierzesz kolejnego kandydata z rankingu.

• Zatwierdzenie odbija się o brak środków.

  Zasil portfel firmy (ekran Portfel), a potem wróć i kliknij zatwierdzenie ponownie. Wyjątek „Przekroczenie budżetu” zamknij po udanym zatwierdzeniu.

• Rachunek wyszedł wyższy niż zarezerwowana kwota.

  Wpisz faktyczną kwotę i zaznacz „Zgoda na przekroczenie rezerwacji”. Jeśli nie masz uprawnień do budżetów, poproś administratora firmy albo HR, żeby rozliczyli wydarzenie.

• „Stan wydarzenia zmienił się w międzyczasie. Odśwież stronę”.

  Ktoś inny (albo automat) przestawił wydarzenie w tym samym momencie. Odśwież stronę i zobacz, na jakim etapie jesteście teraz.

• Chcę cofnąć wydarzenie o krok.

  Jedyne cofnięcie, jakie istnieje, to „Odrzuć podsumowanie” na etapie zatwierdzenia — wraca ono do wyboru dań. Poza tym przebieg idzie tylko do przodu albo kończy się anulowaniem.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Import uczestników z CSV” i opis: plik CSV z kolumnami email (wymagany), name, phone. Import ma dwa kroki: analiza (dry run) i zatwierdzenie.
• Pole „Plik CSV” z podpowiedzią o kolumnach i separatorach oraz przycisk „Analizuj plik”.
• Na stronie raportu: nazwa pliku, znaczek statusu, „Przesłano: {data}”, cztery liczniki (Wiersze, Poprawne, Błędne, Duplikaty), sekcja „Mapowanie kolumn”, lista nierozpoznanych kolumn i tabela wierszy z kolumnami Nr, E-mail, Imię i nazwisko, Telefon, Status, Błędy.
• Przycisk „Zatwierdź import ({liczba})”, gdy plik nadaje się do zatwierdzenia.
• Bez uprawnień zamiast formularza zobaczysz „Brak uprawnień do zarządzania uczestnikami”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Wgraj plik Wybierz plik i kliknij „Analizuj plik”. Trafisz na stronę raportu.
2. 2Przejrzyj raport Sprawdź liczniki i tabelę wierszy. Wiersz może być „Poprawny”, „Błąd” albo „Duplikat”. Typowe błędy to brak adresu e-mail, niepoprawny e-mail i duplikat w pliku. Do zatwierdzenia trafią wyłącznie wiersze poprawne.
3. 3Zatwierdź Kliknij „Zatwierdź import ({liczba})” i potwierdź „Poprawne wiersze ({liczba}) zostaną dodane jako uczestnicy. Kontynuować?”. Zobaczysz „Import zakończony: dodano {ile}, duplikaty: {ile}”.

Gdy coś nie działa

• „Brak wymaganej kolumny email”.

  Dodaj do pierwszego wiersza pliku nagłówek „email” i wgraj plik ponownie.

• Nie widzę panelu „Dodaj uczestników” na ekranie wydarzenia.

  Pojawia się tylko w statusie „Szkic” i „Zbieranie preferencji” oraz tylko dla osób z uprawnieniem do zarządzania gośćmi. Po zamknięciu ankiety listy uczestników już się nie rozszerza.

• Chcę dodać cały zespół albo jedną grupę zamiast pliku.

  W panelu „Dodaj uczestników” użyj „Dodaj cały zespół” (wszyscy aktywni członkowie firmy) albo przycisku z nazwą grupy. Duplikaty są pomijane automatycznie.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Kolejka koordynatora” i opis: wydarzenia wymagające działania — weryfikacja restauracji, zatwierdzenie, finalizacja, rozliczenie, wyjątki.
• Pięć sekcji z licznikiem przy tytule: „Oczekuje na potwierdzenie restauracji”, „Oczekuje na zatwierdzenie organizatora”, „Do finalizacji (zamówienie)”, „Do rozliczenia” i „Otwarte wyjątki”.
• W każdej sekcji wiersze z nazwą wydarzenia (klikalną), znaczkiem statusu, terminem wydarzenia i informacją „od {data}”, czyli od kiedy sprawa czeka.
• Czerwony dopisek „Otwarte wyjątki: {liczba}” przy wydarzeniach, które mają nierozwiązane problemy.
• W sekcji wyjątków: znaczek z rodzajem wyjątku, link „Przejdź do wydarzenia” i data zgłoszenia.
• Gdy nic nie czeka: „Nic do zrobienia.”
• Sekcję „Oczekuje na zatwierdzenie budżetu” — wydarzenia, których budżet czeka na decyzję osób z reguł zatwierdzania.

Krok po kroku

1. 1Zacznij od góry Sekcje ułożone są w kolejności przebiegu wydarzenia. Najwyżej to, co blokuje najwięcej: brak potwierdzenia od restauracji.
2. 2Patrz na „od {data}” Ta data mówi, jak długo sprawa czeka. Jeśli restauracja nie potwierdziła od doby, system i tak zgłosi wyjątek — ale lepiej zadzwonić wcześniej.
3. 3Wejdź i zrób swoje Kliknij nazwę wydarzenia. Trafisz na jego ekran, gdzie znajdziesz dokładnie ten przycisk, którego brakuje: wybór kolejnej restauracji, zatwierdzenie, finalizację albo rozliczenie.

Gdy coś nie działa

• Wydarzenie wisi w „Oczekuje na potwierdzenie restauracji” od dwóch dni.

  Zadzwoń do restauracji i odnotuj rozmowę w dzienniku koordynatora. Jeśli nie da się jej dogadać, poczekaj na odmowę albo anuluj wybór, wybierając kolejnego kandydata po odmowie.

• Sekcja „Do rozliczenia” rośnie.

  To wydarzenia, które są już w realizacji, ale nikt nie wpisał faktycznej kwoty z rachunku. Dopóki tego nie zrobisz, pieniądze zostają zablokowane w portfelu jako rezerwacja.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Kolejka wyjątków” i opis: wyjątki workflow wydarzeń wymagające decyzji koordynatora (brak dań, budżet, brak potwierdzenia restauracji…).
• Tabelę z kolumnami: Wydarzenie (link), Rodzaj, Szczegóły, Zgłoszono.
• Listę uporządkowaną od najstarszych, ze stronicowaniem.
• Gdy nic nie ma: „Brak otwartych wyjątków.”

Krok po kroku

1. 1Brak zgodnej restauracji Ranking nie znalazł żadnej restauracji pasującej do wydarzenia. Sprawdź, czy wpisałeś współrzędne miejsca, czy budżet nie jest zbyt niski i czy termin nie wypada w dzień, w którym menu restauracji nie obowiązuje. W praktyce najczęściej trzeba poluzować warunki i utworzyć wydarzenie od nowa albo umówić restaurację telefonicznie, odnotowując rozmowy w dzienniku.
2. 2Brak zgodnych dań Dla któregoś gościa nie udało się znaleźć dwóch bezpiecznych propozycji. Poproś restaurację o uzupełnienie informacji o składzie dań, a potem kliknij na ekranie wydarzenia „Generuj propozycje ponownie”. Gość, dla którego nie ma nic, nie trafi do zbiorczego zamówienia — zamów mu coś osobno.
3. 3Alergeny bez danych (UNKNOWN) Gość zadeklarował alergię, a menu nie ma kompletu informacji o alergenach, więc odrzuciliśmy dania „na wszelki wypadek”. To sygnał dla restauracji, żeby uzupełniła dane. Po uzupełnieniu wygeneruj propozycje ponownie.
4. 4Przekroczenie budżetu Przy zatwierdzaniu zabrakło środków w portfelu firmy. Zasil portfel i zatwierdź wydarzenie jeszcze raz.
5. 5Restauracja nie potwierdziła Minęła doba od prośby o potwierdzenie. Zadzwoń i odnotuj telefon w dzienniku koordynatora albo poczekaj na odmowę i wybierz kolejnego kandydata z rankingu.
6. 6Spóźniony uczestnik Ktoś wypełnił skróconą ankietę po głównym terminie. To informacja, nie awaria — sprawdź tylko, czy wybrana restauracja nadal pasuje do tej osoby.
7. 7Zamknij wyjątek Zamykanie odbywa się na ekranie wydarzenia, nie tutaj. Wejdź w wydarzenie, znajdź czerwoną kartę „Otwarte wyjątki” i kliknij „Rozwiąż”, potwierdzając „Wyjątek zostanie oznaczony jako rozwiązany. Kontynuować?”.

Gdy coś nie działa

• Rozwiązałem przyczynę, ale wyjątek nadal jest otwarty.

  Wyjątki nie zamykają się same. Wejdź na ekran wydarzenia i kliknij „Rozwiąż” na czerwonej karcie.

• Kliknąłem „Rozwiąż” dwa razy.

  Nic złego się nie stało — drugie kliknięcie nie robi nic.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Szablony wydarzeń” i opis: szablony prefillują kreator wydarzenia — czas ankiety, liczbę propozycji restauracji, budżet na osobę i harmonogram przypomnień.
• Przycisk „Nowy szablon” i przełącznik „Pokaż usunięte” / „Pokaż aktywne”.
• Karty szablonów z nazwą, typem wydarzenia i czterema wartościami: „Czas na ankietę”, „Propozycje restauracji”, „Budżet na osobę”, „Przypomnienia”.
• Przy każdej karcie przyciski „Użyj w kreatorze”, „Edytuj” i „Usuń” (w widoku usuniętych: „Przywróć”).
• Gdy nie ma szablonów: „Brak szablonów — utwórz szablon, aby przyspieszyć powtarzalne wydarzenia (lunche, szkolenia, konferencje)”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Utwórz szablon Kliknij „Nowy szablon”, nazwij go, wybierz typ wydarzenia i wypełnij wartości domyślne. Kliknij „Utwórz szablon”.
2. 2Użyj go Na karcie szablonu kliknij „Użyj w kreatorze”. Otworzy się formularz nowego wydarzenia z wypełnionymi polami i nagłówkiem „Kreator wypełniony szablonem «nazwa» — dostosuj szczegóły i zapisz”. Uzupełnij termin, miejsce i listę gości.
3. 3Usuń szablon, którego już nie używasz Kliknij „Usuń” i potwierdź „Szablon «nazwa» zostanie usunięty (istniejące wydarzenia pozostaną bez zmian). Kontynuować?”. Usunięte szablony znajdziesz pod przełącznikiem „Pokaż usunięte” i możesz je przywrócić.

Gdy coś nie działa

• Użyłem szablonu, ale terminy etapów są puste.

  Tak ma być. Szablon nie zna dat Twojego wydarzenia — podaje tylko typowe wartości. Terminy ankiety, wyboru restauracji i wyboru dań wpisujesz jako konkretne daty w kreatorze.

• Zmieniłem szablon, a stare wydarzenia się nie zmieniły.

  Szablon działa tylko w chwili tworzenia wydarzenia. Istniejące wydarzenia zachowują swoje ustawienia — to celowe, żeby zmiana szablonu nie mieszała w trwających sprawach.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Zatwierdzenia” i zdanie, że decyzję podejmują wyłącznie osoby wskazane w regułach — nigdy organizator własnego wydarzenia.
• W menu bocznym przy pozycji „Zatwierdzenia” licznik wniosków czekających na Twoją decyzję.
• Trzy sekcje: „Do Twojej decyzji (N)”, „Pozostałe oczekujące (N)” i „Ostatnio rozstrzygnięte”; puste stany „Nic nie czeka na Twoją decyzję.”, „Brak oczekujących wniosków.”, „Brak rozstrzygniętych wniosków.”.
• Wiersz wniosku: nazwa wydarzenia, „Budżet wydarzenia”, „Uczestnicy”, „Organizator”, „Wnioskuje”, „Termin wydarzenia”, postęp „N/M zatwierdzenia”, „Zatwierdzający”, „teraz decyduje” (tryb w kolejności), „Decyzje” (kto już i jak), „Powód” (przy odrzuceniu), link „Zobacz wydarzenie” i zdanie „Ten wniosek czeka na Twoją decyzję.”.
• Formularz decyzji: „Notatka (wymagana przy odrzuceniu)”, przyciski „Zatwierdź” i „Odrzuć” z potwierdzeniem („Odrzucić ten wniosek? Organizator zobaczy podany powód.”).
• Komunikaty, gdy nie możesz decydować: „Nie możesz zatwierdzać własnego wydarzenia.”, „Nie jesteś na liście zatwierdzających tego wniosku.”, „Twoja decyzja została już zapisana.”, „Decyzje zbierane są w kolejności — poczekaj na poprzednią osobę.”, „Twoja rola nie pozwala podejmować decyzji.”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Otwórz „Do Twojej decyzji” Licznik w menu mówi, ile wniosków czeka na Ciebie.
2. 2Sprawdź wydarzenie „Zobacz wydarzenie” pokazuje parametry, uczestników i budżet na osobę.
3. 3Zdecyduj „Zatwierdź” albo „Odrzuć” z powodem. W trybie „w kolejności” decydujesz dopiero po poprzedniej osobie.

Gdy coś nie działa

• Widzę wniosek, ale nie mam przycisków.

  Przeczytaj komunikat pod wnioskiem: nie jesteś na liście zatwierdzających, to Twoje własne wydarzenie, już zdecydowałeś albo w trybie „w kolejności” czeka na poprzednią osobę.

• Wydarzenie ma budżet poniżej progu, a mimo to czeka na zatwierdzenie.

  Wniosek powstał przy wyższym budżecie i nie został wycofany, albo reguły zmieniono po złożeniu wniosku (trwające wnioski zachowują stare reguły). Organizator może zmienić budżet w szkicu — obniżenie poniżej progu wycofuje wniosek.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Faktury zbiorcze” i opis: dokumenty zbiorcze za okresy rozliczeniowe, zgodne z zamówieniami i portfelem.
• Kartę „Konfiguracja fakturowania” z dwoma znaczkami: modelem sprzedaży i decyzją prawną („Model zatwierdzony: {sygnatura}” albo „Model bez decyzji prawnej”).
• Sekcję „Generuj okres rozliczeniowy” z jednym polem „Okres”.
• Tabelę okresów z kolumnami: Okres, Tryb, Status, Dokumenty, Zamówienia, Brutto, Utworzono.
• Na stronie okresu: cztery liczby (Dokumenty, Zamówienia, Netto, Brutto), kartę „Akcje”, listę dokumentów z rozbiciem VAT i „Historię statusów”.
• Gdy nic nie ma: „Brak okresów rozliczeniowych — wygeneruj pierwszy okres, gdy zamówienia zostaną zrealizowane”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Ustaw konfigurację W karcie „Konfiguracja fakturowania” wybierz tryb agregacji i częstotliwość, kliknij „Zapisz konfigurację”. To jednorazowa decyzja — potem zwykle jej nie ruszasz.
2. 2Wygeneruj okres W sekcji „Generuj okres rozliczeniowy” sprawdź pole „Okres” i kliknij „Generuj dokumenty”. Powstanie szkic — możesz go obejrzeć i, gdyby coś doszło, wygenerować jeszcze raz.
3. 3Sprawdź dokumenty Wejdź w okres. Zobaczysz cztery liczby na górze i listę dokumentów. Przy każdym: ile zamówień, kwota brutto oraz rozbicie na stawki VAT z kolumnami „Stawka VAT”, „Netto”, „VAT”, „Brutto”. Niżej lista zamówień wchodzących w skład dokumentu.
4. 4Wystaw dokumenty Kliknij „Wystaw dokumenty” i potwierdź „Wystawić dokumenty zbiorcze? Dokument zostanie zamrożony”. Od tej chwili nic już się w nim nie zmieni, a administrator firmy i finanse firmy dostaną powiadomienie „Faktura zbiorcza gotowa”.
5. 5Oznacz jako opłacony Gdy pieniądze wpłyną, kliknij „Oznacz jako opłacony” i potwierdź. Status zmieni się na „Opłacony” — to koniec drogi tego okresu.
6. 6Anulowanie Okres w statusie „Szkic” albo „Wystawiony” można anulować przyciskiem „Anuluj”. Status „Anulowany” jest ostateczny.

Gdy coś nie działa

• „Wystawienie zablokowane: model rozliczeń nie ma zatwierdzonej decyzji prawno-księgowej”.

  To nie jest błąd po Twojej stronie. Napisz do platformy (kontakt@taadaam.com) z prośbą o wprowadzenie decyzji prawno-księgowej dla Waszego modelu rozliczeń. Do tego czasu możesz generować i oglądać szkice.

• Wygenerowałem okres i jest pusty.

  Do okresu wchodzą tylko zamówienia zrealizowane. Sprawdź na ekranie Zamówienia, czy w tym przedziale są zamówienia w statusie „Zrealizowane”.

• Doszły zamówienia po wygenerowaniu okresu.

  Jeśli okres jest jeszcze szkicem, wygeneruj go ponownie z tym samym kluczem — zostanie przeliczony w miejscu. Po wystawieniu dokumentu nic się już nie zmieni.

• Nie widzę sekcji generowania ani przycisków akcji.

  Generowanie i zmiana statusu wymagają odpowiedniej roli (administrator firmy albo finanse firmy) oraz włączonej weryfikacji dwuskładnikowej. Konfigurację fakturowania zmienia tylko administrator firmy.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Raporty” i opis: eksport księgowy zamówień zrealizowanych (CSV/XLSX) z opcją anonimizacji pracowników.
• Przełącznik okresu: „Bieżący miesiąc”, „Poprzedni miesiąc”, „Ostatnie 30 dni”.
• Sekcję „KPI benefitu” z sześcioma kartami i wierszem „Pracownicy: … · Zamówienia: … · Wydarzenia: …”.
• Sekcję „Rozkład restauracji” — do ośmiu restauracji z liczbą zamówień i przychodem.
• Sekcję „Wydatki per cost center” — pięć centrów o największych wydatkach.
• Sekcję „Trend zamówień (6 miesięcy)” z wykresem o dwóch seriach: „Zamówienia” i „Przychód”.
• Sekcję „Eksport księgowy” z formularzem.
• Sekcję „Eksporty w tle” z listą plików do pobrania.
• Karty „Raport kadrowy świadczeń” i „Raport ESG — ślad węglowy posiłków” z przyciskami „Otwórz raport” / „Otwórz raport ESG” — opisane w kolejnych rozdziałach.
• W eksporcie księgowym kolumny „Waluta” i „Dopłata pracownika”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Przeczytaj sześć wskaźników „Wykorzystanie benefitu” — jaki procent przydzielonych budżetów został wykorzystany. „Wydatki (okres)” — suma zamówień zrealizowanych. „Wydatek / pracownika” — wydatki podzielone przez liczbę aktywnych pracowników. „Niewykorzystany budżet” — ile pieniędzy przepadło albo jeszcze zostało. „Koszt wydarzeń” — suma rozliczonych wydarzeń. „Realizacja zamówień” — jaki procent zamówień doszedł do końca. Kreska zamiast liczby oznacza, że nie ma z czego liczyć.
2. 2Sprawdź, gdzie idą pieniądze „Rozkład restauracji” pokazuje, gdzie zespół zamawia najczęściej. „Wydatki per cost center” pokazują, które działy korzystają najbardziej.
3. 3Zobacz trend Wykres pokazuje sześć ostatnich miesięcy kalendarzowych — zawsze sześć, także jeśli w którymś nic się nie działo. Wykres nie reaguje na przełącznik okresu u góry strony.
4. 4Wyeksportuj dla księgowości Ustaw zakres dat, wybierz format, rozważ anonimizację i kliknij „Eksportuj”. Mały zakres pobiera się od razu. Powyżej 500 zamówień eksport idzie do kolejki — zobaczysz komunikat „Zakres przekracza limit synchroniczny — eksport trafił do kolejki. Pobierz plik z listy poniżej, gdy będzie gotowy”.
5. 5Odbierz duży eksport W sekcji „Eksporty w tle” każdy plik ma zakres dat, format, dopisek „anonimizowany” (jeśli był), liczbę wierszy i status: „Oczekuje”, „Przetwarzany”, „Gotowy” albo „Błąd”. Przy gotowym pojawia się przycisk „Pobierz”. Linki wygasają po 7 dniach.

Gdy coś nie działa

• Nie widzę sekcji eksportu.

  Eksport wymaga uprawnienia do eksportowania raportów — mają je administrator firmy i finanse firmy. Same wskaźniki i wykres widzą też HR, organizator, menedżer i rola „Tylko odczyt”.

• Wykres nie zmienia się po zmianie okresu.

  Tak ma być. Wykres zawsze pokazuje sześć ostatnich miesięcy kalendarzowych, niezależnie od przełącznika okresu, który dotyczy wskaźników i zestawień.

• Eksport pokazuje status „Błąd”.

  Spróbuj z krótszym zakresem dat. Jeśli błąd się powtarza, napisz na kontakt@taadaam.com i podaj zakres oraz format.

• Kliknąłem „Pobierz” i link nie działa.

  Linki do eksportów w tle wygasają po 7 dniach. Wygeneruj eksport jeszcze raz.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Raport kadrowy świadczeń” z podpisem, że miesiąc liczony jest w strefie firmy i że raport nie zawiera nazw dań ani danych zdrowotnych.
• Nawigację miesiąca: „Poprzedni miesiąc”, „Następny miesiąc”, „Bieżący miesiąc”; filtry „Grupa pracowników” i „Centrum kosztów (MPK)” z przyciskami „Filtruj” i „Wyczyść”.
• Kafle „Podsumowanie miesiąca”: „Pracownicy z aktywnością”, „Posiłki (zamówienia zrealizowane)”, „Sfinansowane przez firmę” („po zwrotach …”), „Dopłaty własne pracowników”, „Posiłki eventowe”, „Pracownicy powyżej progu” („Próg X miesięcznie — do decyzji działu kadr”).
• Kartę „Próg świadczenia” z wyjaśnieniem flagi i linkiem „Zmień próg w ustawieniach firmy”.
• Tabelę: Pracownik, MPK, Posiłki, Sfinansowane przez firmę („po zwrotach”), Dopłaty własne, Posiłki eventowe, Wartość eventowa, Razem, Próg („Powyżej progu” / „W progu”) oraz wiersz „Razem”; wiersz „Pracownik spoza listy” dla osób bez aktywnego profilu.
• Notę „Posiłki eventowe gości bez konta pracownika: N (kwota) — poza wierszami pracowników, ujęte w koszcie wydarzeń.”.
• Przyciski eksportu „CSV — podsumowanie”, „CSV — pozycje”, „XLSX (podsumowanie + pozycje)” i notę prywatności; pusty stan „Brak zrealizowanych posiłków w tym miesiącu”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Ustaw próg W Ustawieniach → „Raport kadrowy świadczeń” wpisz „Próg świadczenia” (domyślnie 450,00 w walucie firmy) — to decyzja działu kadr.
2. 2Otwórz miesiąc Raporty → „Raport kadrowy świadczeń”, wybierz miesiąc i filtry.
3. 3Eksportuj „XLSX (podsumowanie + pozycje)” do płac; „CSV — pozycje”, gdy potrzebujesz szczegółów per posiłek.

Gdy coś nie działa

• Suma „Sfinansowane przez firmę” różni się od faktury zbiorczej.

  Raport kadrowy liczy po dniu realizacji w strefie firmy i pokazuje zwroty w miesiącu zwrotu; faktura zbiorcza rozlicza okres wg swojej konfiguracji i nie zawiera posiłków eventowych w tej samej formie. Obie liczby są poprawne dla swoich celów.

• Ktoś jest w wierszu „Pracownik spoza listy”.

  Ta osoba zamawiała, ale nie ma już aktywnego profilu kadrowego (np. została zwolniona). Kwoty są policzone, brakuje tylko przypisania do działu i MPK.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Raport ESG — ślad węglowy posiłków” z podpisem o zamówieniach zrealizowanych w miesiącu (dzień usługi, strefa firmy) i wartościach szacunkowych.
• Nawigację miesiąca („Poprzedni / Następny / Bieżący miesiąc”) i przycisk „Eksport CSV”.
• Kafle „Kluczowe wskaźniki ESG”: „Ślad węglowy posiłków” (kg CO2e), „Posiłki z policzonym śladem” („z N porcji zrealizowanych”), „Średnio na posiłek”, „Pokrycie danymi” („N porcji bez danych o śladzie”).
• Wykres „Trend śladu węglowego (6 mies.)” z tabelą per miesiąc.
• Tabelę „Ślad per restauracja”: Restauracja, Porcje, Z danymi, kg CO2e, Śr. na porcję (kg), Poziom (Niski ślad / Średni ślad / Wysoki ślad / Brak danych) i wiersz „Razem”.
• Kartę „Jak liczymy” z metodologią i zdaniem o prywatności; pusty stan „Brak zrealizowanych posiłków w tym miesiącu”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Porównaj restauracje „Śr. na porcję” i „Poziom” mówią, które restauracje mają lżejsze menu — to argument przy wyborze preferowanych restauracji.
2. 2Patrz na pokrycie Niskie „Pokrycie danymi” oznacza, że restauracje nie mają faktorów dla części dań — poproś je o kompletne receptury; posiłki bez danych nie zaniżają średniej.

Gdy coś nie działa

• Pokrycie danymi jest niskie.

  Restauracje nie mają faktorów dla części składników (brak kategorii w katalogu platformy albo faktora dla kategorii). Średnia liczy się tylko z posiłków z danymi, więc nie jest zaniżona. Poproś restaurację o uzupełnienie receptur albo taadaam.com o faktory.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Satysfakcja z posiłków” i zdanie „Średnie ocen pracowników per restauracja i trend. Komentarze nie są udostępniane firmie.”.
• Przełącznik okresu: „Bieżący miesiąc”, „Poprzedni miesiąc”, „Ostatnie 30 dni” (w strefie czasowej firmy).
• Kafle: „Odpowiedzi”, „Średnia ocena” (N/5), „Oceny 4–5” (procent).
• Tabelę „Per restauracja”: Restauracja, Odpowiedzi, Średnia, Oceny 4–5.
• „Rozkład ocen”, „Najczęstsze tagi” (Smak, Temperatura, Porcja, Punktualność, Opakowanie) i „Trend” (średnia i liczba odpowiedzi per dzień); pusty stan „Brak ankiet”.

Krok po kroku

1. 1Porównaj restauracje Niska średnia albo mały udział ocen 4–5 przy jednej restauracji to sygnał do rozmowy albo zmiany preferowanych restauracji.
2. 2Czytaj tagi „Punktualność” i „Temperatura” to zwykle problemy dostawy, „Smak” i „Porcja” — kuchni.

Gdy coś nie działa

• Chcę zobaczyć, kto ocenił nisko i dlaczego.

  Nie ma takiej możliwości — ankiety są anonimowe także dla firmy. Możesz porozmawiać z zespołem ogólnie albo poprosić restaurację o reakcję na powtarzające się tagi.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „SSO i synchronizacja z HR” z podpisem o logowaniu firmowym, domenach, automatycznym dołączaniu i provisioningu SCIM 2.0; bez włączonego 2FA komunikat „Zarządzanie SSO i tokenami SCIM wymaga włączonej weryfikacji dwuskładnikowej…”.
• Kartę „Dostawcy logowania”: Google Workspace i Microsoft Entra ID z plakietką „Włączony” / „Wyłączony”, „Adres przekierowania (Redirect URI)” do wklejenia u dostawcy i notkę „Dostawców SSO włącza operator platformy taadaam.com…” albo „Platforma nie ma jeszcze skonfigurowanego żadnego dostawcy SSO — skontaktuj się z operatorem taadaam.com.”.
• Kartę „Domeny firmy”: tabelę (Domena, Status, Dodano, Zweryfikowano, Akcje: „Sprawdź rekord TXT”, „Usuń”), instrukcję „Dodaj w DNS domeny {domena} rekord TXT o wartości: taadaam-verify=…”, notkę „Propagacja DNS może potrwać do 24 godzin. Po weryfikacji rekord możesz usunąć.” i „Ostatnia próba: brak rekordu TXT z tokenem / błąd zapytania DNS / domena jest już zweryfikowana w innej firmie”; formularz „Domena” + „Dodaj domenę”.
• Kartę „Auto-dołączanie i wymóg SSO” ze stanem „włączone / wyłączone” obu opcji i formularzem: „Auto-dołączanie pracowników”, „Wymagaj logowania przez SSO”, „Rola przy auto-dołączaniu”, „Zapisz ustawienia”.
• Kartę „Provisioning SCIM 2.0”: „Adres bazowy (Tenant URL / SCIM endpoint)”, tabelę „Tokeny dostępu” (Nazwa, Prefiks, Utworzono, Ostatnie użycie, „Unieważnij”; „Unieważniony”), formularz „Nazwa tokenu” + „Utwórz token SCIM” i ramkę „Nowy token SCIM — Skopiuj token teraz i wklej w konfiguracji IdP — po odświeżeniu strony nie da się go ponownie wyświetlić.”.
• Kartę „Log synchronizacji”: Czas, Metoda, Ścieżka, Status, Zasób — ostatnie operacje IdP, przechowywane 90 dni.
• Kartę „Instrukcje konfiguracji” z krokami dla Microsoft Entra ID (7 kroków: aplikacja, provisioning, mapowania, przypisania, Redirect URI, claim xms_edov, domena) i Google Workspace (4 kroki: OAuth Client ID, domena, brak klienta SCIM, offboarding).
• Na stronach logowania i rejestracji pracownicy widzą przyciski „Kontynuuj z Google Workspace” / „Kontynuuj z Microsoft Entra ID” — tylko gdy dostawca jest włączony.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Sprawdź dostawców Jeśli obaj są „Wyłączony”, poproś operatora taadaam.com o włączenie Google Workspace albo Microsoft Entra ID (to zmienne środowiskowe platformy).
2. 2Dodaj i zweryfikuj domenę „Dodaj domenę” → wpisz rekord TXT „taadaam-verify=…” w DNS (apex) → po propagacji „Sprawdź rekord TXT”.
3. 3Włącz auto-dołączanie Zaznacz „Auto-dołączanie pracowników”, wybierz „Rola przy auto-dołączaniu” i „Zapisz ustawienia”. Od teraz pracownicy z domeny dołączają przy pierwszym logowaniu SSO.
4. 4(Opcjonalnie) Podłącz SCIM „Utwórz token SCIM” → w Entra ID: Provisioning → Tenant URL = adres bazowy, Secret Token = token → „Test Connection” → mapowania → Provisioning Status = On.
5. 5Na końcu — wymóg SSO Gdy wszyscy logują się przez SSO, zaznacz „Wymagaj logowania przez SSO” i zapisz.

Gdy coś nie działa

• „Nie znaleziono rekordu TXT z tokenem”.

  Rekord musi być na głównej domenie (apex), a nie na subdomenie, i zawierać dokładnie wartość „taadaam-verify=<token>”. Propagacja DNS trwa do 24 godzin. Sprawdzanie jest limitowane — po 10 próbach odczekaj 10 minut.

• Pracownik z Entra ID dostał link weryfikacyjny zamiast od razu dołączyć.

  Entra nie przesyła standardowego potwierdzenia adresu. Dodaj opcjonalny claim xms_edov (i email) do ID tokenu w App registration → Token configuration (krok 6 instrukcji). Do tego czasu pracownicy dołączają po kliknięciu linku z e-maila.

• Włączyłem „Wymagaj logowania przez SSO” i nikt nie może się zalogować.

  Dostawca SSO jest wyłączony albo źle skonfigurowany. Zaloguj się jako administrator (adres poza domeną albo przez działającego dostawcę), odznacz wymóg SSO i zapisz. Wymóg włączaj dopiero po udanym logowaniu SSO.

Co widzisz na ekranie

• Nagłówek „Ustawienia firmy” i ważne zdanie: progi zatwierdzeń operacji i kolejka oczekujących wniosków. Polityka firmy nigdy nie nadpisuje wykluczeń dietetycznych pracowników.
• Sekcję „Progi zatwierdzeń” z opisem: operacje powyżej progu wymagają akceptacji osoby uprawnionej, zanim zostaną zrealizowane.
• Formularz z czterema ustawieniami i przyciskiem „Zapisz ustawienia”. Bez uprawnień w jego miejscu zobaczysz „Nie masz uprawnień do zmiany ustawień”.
• Sekcję „Oczekujące zatwierdzenia ({liczba})” z listą wniosków i przyciskami „Zatwierdź” i „Odrzuć”.
• Sekcje „Strefa czasowa” i „Raport kadrowy świadczeń” (pole „Próg świadczenia”) w formularzu ustawień.
• Sekcję „Zatwierdzanie budżetów wydarzeń” z listą reguł („Reguła 1”, „Reguła 2”…), przyciskami „Dodaj próg” / „Usuń”, „Zapisz reguły” i linkiem „Przejdź do listy zatwierdzeń”; pusty stan „Brak reguł — wydarzenia nie wymagają zatwierdzania budżetu.”.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Zdecyduj o progach Zacznij od pustych pól — wtedy nic nie jest wstrzymywane. Progi wprowadzaj dopiero wtedy, gdy naprawdę chcesz, żeby ktoś klikał zgodę przy większych kwotach; każdy próg to dodatkowa praca dla kogoś w firmie.
2. 2Ustaw politykę anulowania Zostaw 0%, jeśli chcesz, żeby anulowanie zawsze było darmowe. Wpisz procent, jeśli restauracje ponoszą realne koszty przy anulowaniu przyjętego zamówienia.
3. 3Zapisz Kliknij „Zapisz ustawienia”. Zobaczysz komunikat „Ustawienia zostały zapisane”.
4. 4Rozpatruj wnioski W sekcji „Oczekujące zatwierdzenia” przy każdym wniosku widać rodzaj, kwotę, kto go złożył, kiedy i ewentualny powód. Kliknij „Zatwierdź” albo „Odrzuć” i potwierdź. Zobaczysz „Wniosek zatwierdzony” albo „Wniosek odrzucony”.

Gdy coś nie działa

• Pracownicy skarżą się, że każde zamówienie czeka na zgodę.

  Sprawdź dwie rzeczy: czy próg zamówienia nie jest ustawiony bardzo nisko oraz czy nie masz włączonej opcji „Zatwierdzaj zamówienia z restauracji niepreferowanych” przy pustej liście restauracji preferowanych. Ta druga sytuacja zatrzymuje dosłownie wszystko.

• Nie widzę pozycji „Ustawienia” w menu.

  Ten ekran należy wyłącznie do administratora firmy.

• Widzę kolejkę, ale bez przycisków decyzji.

  Decyzje podejmują administrator firmy i HR. Pozostałe role, które w ogóle dotrą na ten ekran, widzą wnioski tylko do odczytu.

• Gdzie ustawię próg ostrzegawczy niskiego salda portfela?

  W panelu firmy nie ma na to pola. Domyślny próg to 100 zł. Jeśli potrzebujesz innego, napisz na kontakt@taadaam.com — ustawi go platforma.

Co widzisz na ekranie

• Na szczegółach zamówienia: numer, restauracja, status, pozycje z nazwami dań, ilościami i cenami, podsumowanie kwot, udział firmy, opłata za anulowanie, historia statusów, zgłoszone problemy i zaproponowane substytucje składników.
• Na wydarzeniu, w miejsce list alergii: jedno zdanie zbiorcze — ile osób złożyło deklaracje żywieniowe, ile ma posiłek specjalny, ile nie odpowiedziało, z dopiskiem, że szczegóły deklaracji widzi wyłącznie silnik doboru dań.
• W eksporcie księgowym: przełącznik „Anonimizuj pracowników”, który całkowicie usuwa kolumnę z osobą zamawiającą.

Pola i przyciski — co znaczą

Krok po kroku

1. 1Nie proś o dane zdrowotne poza systemem Jeśli ktoś potrzebuje posiłku specjalnego, wystarczy, że wypełni ankietę albo swój profil w taadaam.com. Zbieranie takich informacji mailem czy w arkuszu przenosi odpowiedzialność na firmę i nie jest do niczego potrzebne.
2. 2Ufaj podsumowaniu, nie domysłom Przy planowaniu wydarzenia wystarcza wiedza „ile osób”. System sam dopasuje dania i sam zgłosi wyjątek, jeśli dla kogoś nie znajdzie nic zgodnego.
3. 3Eksportuj rozważnie Do celów księgowych prawie zawsze wystarcza eksport anonimizowany. Wersję z nazwiskami rób tylko wtedy, gdy naprawdę jest potrzebna, i traktuj plik jak dokument z danymi osobowymi.

Gdy coś nie działa

• Pracownik prosi, żeby firma dopilnowała jego alergii. Co mogę zrobić?

  Poproś, żeby uzupełnił swój profil w taadaam.com i wypełnił ankietę przy wydarzeniu. Wtedy system sam odfiltruje niezgodne dania. Firma nie powinna przechowywać tych informacji u siebie i nie ma do nich dostępu w panelu.

• Restauracja pyta, kto ma alergię na orzechy.

  Nie przekazuj nazwisk ani diagnoz. Przy finalizacji wydarzenia wpisz krótką notatkę operacyjną (np. „jedno danie bez orzechów”). Reszta jest po stronie doboru dań, który restauracja i tak dostaje razem z zamówieniem.

• Potrzebuję do audytu listy zamówień z nazwiskami.

  Wyeksportuj raport bez zaznaczonego przełącznika anonimizacji — dostaniesz kolumnę z pracownikiem. Plik zawiera dane osobowe, więc przechowuj go zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie. Danych zdrowotnych nie będzie tam w żadnym wariancie.